Cómo superar con éxito el proceso de auditoría

Las pymes y micropymes que se enfrentan a un proceso de auditoría de un sistema de gestión se encuentran con particularidades, ventajas y beneficios antes, durante y después de la consecución del objetivo de la certificación. Y también con algunas dificultades añadidas debido a su propia estructura y dimensión que pueden ser más fáciles de solventar teniendo en cuenta algunos aspectos.

Una razón recurrente por la que una pyme decide implementar un sistema de gestión es la demanda por parte de sus clientes, generalmente grandes empresas, de que cuenten con sistemas de gestión de la calidad o seguridad y salud en el trabajo, entre otros, acreditados y certificados.

A este hecho hay que sumar la eficacia y eficiencia que ofrece la implantación de sistemas de gestión como principales argumentos. Además de las consecuencias directas que conlleva la certificación de estos sistemas, como asegurar el cumplimiento de las normativas locales, dar un valor adicional a la marca o crear una cultura de excelencia en todos los empleados y partes interesadas en la organización, entre otras.

Para que la implantación se lleve a cabo con éxito, hay que considerar algunos factores clave antes de iniciar el proceso:

Capacidad de adaptación a un sistema de gestión existente

Cualquier organización que desee mantenerse en el negocio, liderar el mercado y proporcionar productos y servicios de calidad a sus clientes debe de contar con un sistema de gestión, aunque este sea básico. Es decir, se puede afirmar que toda pyme ya dispone de metodología y herramientas de trabajo que aseguran ese producto o servicio.

Por tanto, para implementar ISO 9001, por ejemplo, no es preciso construir toda una estructura nueva dedicada a la gestión de la calidad, sino proceder a evaluar lo que propone el sistema actual, elaborando un estudio de brechas (GAP Análisis) e implementando lo que falte para lograr la conformidad.

Es decir, no se trata de cambiar todo sino de aprovechar lo importante y optimizar aquellas áreas de mejora.

La importancia de la documentación

Un sistema de gestión es una herramienta para ayudar a lograr los objetivos de la organización. Cualquier medida tomada debe ser coherente con el objetivo básico del sistema. La documentación del sistema de gestión debe dar respuesta a la organización y no al revés.

Para implementar sistemas de gestión en pymes, vale la pena considerar el principio según el cual “menos es más y mejor si resulta funcional para  la empresa”. De este modo, el sistema de gestión debe adaptarse al tamaño y la complejidad de la organización, en tanto se cumpla con los requisitos de las normas de referencia.

Formación

Un tercer factor que contribuye a implementar con éxito un sistema de gestión en pymes es la formación y la capacitación de todo el personal implicado en el proyecto.

En cualquiera de los supuestos, es recomendable que se designe a un responsable para liderar el proyecto que debe tener contacto directo con la dirección para que la toma de decisiones sea ágil.

No obstante, y por encima de todo, la implantación de un sistema no puede ser solo responsabilidad “del de calidad”.

La definición de un organigrama debe ser de los primeros pasos que hay que acometer. Este aparentemente sencillo ejercicio permitirá poner nombre y descripción a las áreas, identificando a los principales responsables. Y como siguiente paso se debe elaborar el mapa de procesos.

A partir de aquí, la participación de los responsables de cada proceso será muy necesario. Nadie mejor para describir los requisitos asociados como la identificación de riesgos y oportunidades, elementos de entrada y salida, indicadores de seguimiento, etc.

Como es evidente, todo este trabajo debe materializarse en documentación que dará soporte al sistema de gestión que se vaya a certificar. Cuanto más sencillo y concreto, más funcional y fácil para su mantenimiento.

Un requisito que es necesario cumplir cuando se acomete por primera vez la certificación es que la organización presente evidencia de haber realizado una auditoría interna previa a la externa. En este sentido, se recomienda, tanto si en la implantación se han contado con asesoría externa como si no, subcontratar este proceso de revisión interna y que el personal de la empresa pueda formarse para realizarlo en siguientes seguimientos. ¿Por qué? Porque ayuda a poner en orden los requisitos. Y es que, se trata de una puesta a punto y está demostrado que, si este ejercicio de auditoría interna se realiza de forma exhaustiva, el éxito en la auditoría externa está más cerca.