Claves para realizar con éxito el Estado de Información No Financiera

Durante 2021 las empresas con más de 250 empleados deberán recopilar la información requerida por la Ley 11/2018 para trasladarla al documento denominado ”Estados de Información no Financiera”, (conocido también como Informe de Sostenibilidad). Este documento deberá obligatoriamente acompañar a las Cuentas Anuales de la sociedad en la inscripción en el registro mercantil en 2022.

Se trata de una oportunidad para todas aquellas empresas que afrontan su futuro inmediato en un contexto donde las tendencias de sostenibilidad se afianzan, el marco legal apremia, pero no menos que la sociedad en su conjunto. Ley y sociedad demandan por parte de las organizaciones enfoques estratégicos sin ambigüedades y con un tratamiento altamente profesionalizado en este ejercicio de trasparencia y buen gobierno.

En AENOR ya hemos recogido la experiencia de la aplicación de la Ley 11/2018, por la que se modifica el Código de Comercio a las empresas de más de 500 empleados, en más de 130 empresas. En este artículo, se pretenden trasladar orientaciones para aprovechar las oportunidades que ofrece el cumplimiento de esta ley en este segmento de empresas de más de 250 empleados.

Decimos que es una oportunidad, pero no está exenta de trabajo. Las estructuras de las compañías de más de 250 empleados van a tener que trabajar de forma coordinada para culminar de forma exitosa este requerimiento, que consolida en un reporte información en materia ambiental, social, económica y de buen gobierno. Si se dispone de alguna certificación en IQNet SR 10, Reglamento EMAS, Igualdad de Género, Global Reporting Initiative (GRI), o Nomas ISO 14001, ISO 45001, ISO 9001, Compliance, Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS), se tiene mucho trabajo hecho.

Y es que, dentro de la memoria no financiera, mucha de la información tanto cualitativa como cuantitativa vendrá dada en gran medida a través de estos sistemas de gestión.

Juega también un papel relevante la referencia que la Ley de Información de No financiera, reseña a los ODS como referencia de reporte; y, por otro, los mensajes lanzados por los agentes externos involucrados (ONG, inversores, gobiernos y, sobre todo, el mundo financiero) se dirigen insistentemente a que las acciones que hay que acometer y la financiación para la recuperación pos-COVID-19 pasan irreparablemente porque sea en un entorno de preservar la sostenibilidad en sus tres ámbitos: ambiental, social y económico.

Además, constituirá una carta de presentación a sus grandes clientes para poder hablar su mismo lenguaje, realizando así un ejercicio de trasparencia a la sociedad en su conjunto que permitirá generar confianza en la organización.

Esta memoria de carácter no financiero debe presentarse anualmente y de forma pública. Sin duda, tiene una vocación holística. Debe contener información ambiental, social, relativa al personal, respeto de los derechos humanos, lucha contra la corrupción y el soborno, así como sobre su relación con la sociedad. Ajustándonos a lo establecido en el Art. 49 del Código de Comercio, las empresas deberán elaborar un documento donde, para cada una de las materias antes referidas, recogerá información cualitativa y cuantitativa. Es decir, este documento no pasa por ser solo un compendio de indicadores y ratios, sino que debe incluir una descripción de las políticas, procedimientos de diligencia debida aplicados para la gestión de los riesgos e impactos significativos identificados por la organización.

Asimismo, el informe aportará una descripción del modelo de negocio, entorno empresarial, su organización y estructura, los mercados en los que opera, sus objetivos y estrategias, y los principales factores y tendencias que pueden afectar a su futura evolución. Por último, tiene que presentar los principales riesgos relacionados con las actividades a corto, medio y largo plazo.

Justo a principios de año es el momento óptimo para identificar qué información de nuestra compañía reportaremos y prepararnos para que ese trabajo sea lo más ordenado posible. En los primeros meses de 2022 la empresa debe ser capaz de elaborar los Estados de Información No Financiera y verificarla de forma satisfactoria. Pero ¿cuáles son los pasos que hay que seguir?

• Los Estados de Información no financiera consolidados deben hacerse públicos, por lo que están disponibles en las web de las organizaciones. Así que, lo primero, es hacerse con algunas de las Memorias de grandes compañías y también, si es posible, de empresas del mismo sector de actividad económica.
• Identificar dentro de la organización quién será la persona que liderará este proyecto. Aquí hay que tener en cuenta dos consideraciones. Hemos observado que este proceso, en muchas ocasiones, lo lidera el/la responsable de Responsabilidad Social Corporativa y, en caso de no existir esta figura, el/la responsable financiero o también por RRHH. En cualquier caso, cualquiera de los tres deberá contar con la ayuda de muchos otros departamentos de la organización. Hay que tener en cuenta que la información que requiere el informe es muy transversal a toda la organización.
• Formar al equipo de trabajo. En este sentido, AENOR tiene cursos y talleres específicos para la elaboración de estados de información no financiera. Se trata de un documento que hay que elaborar todos los años, por lo que la formación del equipo de trabajo es una inversión que retornará en un trabajo más eficiente.
• Hacer un análisis preliminar de la situación y analizar qué partes del reporte de información no financiera están bien estructuradas y sobre cuáles se debe trabajar.
• Identificar en la organización que persona será la responsable de dar los contenidos cuantitativos y cualitativos de cada una de las temáticas que requiere el reporte. Por ejemplo, en materia de igualdad de género se deberá no solo exponer la descripción de las políticas, procedimientos y actividad acontecida relevante durante el 2021 en esta materia, además se tendrá que reportar información cuantitativa, por ejemplo, en lo relacionado con la brecha salarial y el evolutivo de la misma. Esta información partirá de la dirección de RRHH.
• La información que contienen los estados no financieros se recopila a lo largo de todo el año y se consolida en este documento. Hay que señalar claramente la información que se va a recopilar cada mes o trimestre e ir almacenándola para luego poder trasladarla fácilmente al documento final. En ocasiones resulta difícil o muy laborioso pasado un año recuperar la información acontecida en muchas materias; por eso es importante hacerlo poco a poco a lo largo de todo el año.
• Pensar en cuál será la organización que hará la verificación de los estados no financieros. Hay que recordar en este punto que una vez se concluya la elaboración del documento deberá ser verificado por una organización experta en la materia, con la mayor competencia técnica, e independiente, como es el caso de AENOR.

Así, puede realizar la actividad de verificación externa ya que, además de esta experiencia, cumple con la exigencia de independencia, de acuerdo con las acreditaciones que la avalan; y no participa en procesos anteriores a la verificación del reporte, como por ejemplo en su preparación. Así, la Verificación de información no financiera es integrable en los procesos de evaluación de la conformidad con GRI, el Reglamento EMAS, IQNet SR10, Igualdad de Género, ISO 14001, ISO 45001, verificaciones de huellas ambientales (carbono, hídrica, etc.) o Modelo para certificar la contribución a los ODS.

AENOR basa sus metodologías de verificación de los Informes de Sostenibilidad en técnicas reconocidas internacionalmente y consolidadas en el ámbito de la sostenibilidad como la desarrollada en ISO (International Organization for Standardization) conforme a la norma internacional de ISO/IEC 17029 Evaluación de la conformidad – Principios generales y requisitos para los organismos de validación y verificación  y de referencia mundial, como el índice de sostenibilidad DJSI (Dow Jones Sustainability Index).

En Pegasus Aero Group trabajamos para dar respuesta a las emergencias civiles, al cuidado del medio ambiente y las personas, y a otros servicios aéreos. El objetivo es llegar justo a tiempo y poder presentar un modelo de servicio incorporando la última tecnología. Además, presentamos soluciones integrales para el mantenimiento de las aeronaves, la formación aeronáutica y la simulación aérea.

Con este objetivo, nuestro Sistema de Gestión Integrado se fundamenta en la Norma UNE-EN ISO 9001:2015 y UNE-EN ISO 14001:2015 e incluye requisitos y procesos adicionales que permiten asegurar el cumplimiento de la Ley 11/2018, sobre divulgación de información no financiera.

La verificación del estado de información no financiera ha sido un reto como organización, integrando la colaboración de todas las sociedades que componen Pegasus Aero Group. Esta unificación de esfuerzos ha sido el punto de partida para lograr alcanzar una mayor transparencia y confianza entre las partes interesadas, así como el inicio de nuevas líneas de trabajo orientadas a proyectos sociales, medioambientales y de buen gobierno, más allá de lo estrictamente normativo.

Uno de los proyectos principales ha sido la adhesión a una de las mayores iniciativas de sostenibilidad, como es el Pacto Mundial de las Naciones Unidas, con el objetivo de cumplir el Plan de Acción Responsable impulsado por Pegasus Aero Group. Con esta adhesión, Pegasus Aero Group se convierte en la primera empresa española del sector en adherirse, desarrollando sus acciones con el firme propósito de cumplir con los Objetivos de Desarrollo Sostenible y los de la Agenda 2030.

En este sentido, creemos que es fundamental que nuestro personal conozca las nuevas líneas de compromiso de la organización con el fin de unificar esfuerzos hacia una misma dirección.

Estamos seguros de que la elaboración de este informe no financiero nos permitirá no solo cumplir con la legislación en vigor, sino dar un paso más en nuestro compromiso y transparencia mediante la elaboración del Informe de Sostenibilidad y la inclusión de los estándares GRI.

A lo largo de siete décadas, Schindler ha estado presente en importantes acontecimientos de la vida industrial y económica en nuestro país. Y no solo hemos logrado que esta historia perdure, sino que hemos hecho historia por nuestra cuenta. Somos una gran familia que ha sabido mantenerse fuerte y en pie y esto es lo que nos permite dar soporte a muchas familias más.

Debemos tener flexibilidad de cambio y adaptación. Si vivimos en un mundo ágil, somos ágiles. Si vivimos en un mundo que necesita más y mejores liderazgos, formamos líderes. Si vivimos en un mundo diverso, somos inclusivos. Los cambios en el mundo nos impactan, pero nuestros actos también crean un gran impacto. Es por esto por lo que, en consonancia con nuestro compromiso de ser mejores, por dentro y por fuera, Schindler fomenta los negocios sostenibles y responsables. Sin embargo, esa misma responsabilidad que nos dice: detente durante estos tiempos, quédate en casa, es la misma que nos impulsa a trabajar hoy, si cabe, con más esfuerzo que nunca para seguir en movimiento. Debemos seguir moviendo ciudades, para que las cosas no sean más complicadas todavía: para que el personal sanitario realice su labor, para que las personas con movilidad reducida puedan adquirir los bienes básicos, para que los empleados de supermercados cumplan su papel… Nuestra forma de parar es no detenernos.

Schindler ha seguido invirtiendo en su futuro porque la única forma de crecer en un mundo que cambia constantemente es adaptándonos, como hemos hecho durante la pandemia del COVID-19 ofreciendo nuevas soluciones como respuesta a las nuevas necesidades del mercado. Y, al hacerlo, hemos avanzado hacia nuestros objetivos de sostenibilidad.

Entre los aspectos más destacados, nuestra dedicación a la educación. La formación es uno de los pilares de la sostenibilidad del cual estamos más orgullosos. Trabajamos en el desarrollo de jóvenes a los que les brindamos las oportunidades para adquirir experiencia práctica bajo la tutoría directa de Schindler ampliando programas de vanguardia. Asimismo, fomentar un entorno laboral inclusivo, unir a personas con diferentes antecedentes, valorando diferentes perspectivas y abrazar un diálogo abierto son otros elementos clave para el éxito futuro. Avanzamos hacia una fuerza laboral más diversa y estamos comprometidos en continuar este viaje, al ampliar el alcance de nuestras iniciativas más allá del equilibrio de género. Por último, seguimos cumpliendo con las expectativas cambiantes de los propietarios de edificios, desarrolladores, y arquitectos para construir y rehabilitar en línea con los esquemas de certificaciones verdes.

Inevitablemente, también nos esforzamos por mejorar en áreas donde no hemos tenido tanto éxito como nos hubiera gustado, como reduciendo la huella de carbono de nuestra flota de vehículos. Estamos decididos a encontrar nuevas formas de apoyar a nuestros técnicos de servicio, reduciendo tanto su tiempo en la carretera, como las emisiones contaminantes asociadas con ello.

Con estos objetivos verificamos nuestra memoria de sostenibilidad según requisitos GRI e informe no financiero que supone la consolidacion de nuestro pensamiento. En Schindler, creemos que la sostenibilidad es una forma de pensar. Se trata de la forma en que actuamos y asumimos la responsabilidad: hacia los accionistas, empresa y sus empleados. La sostenibilidad es nuestro compromiso con la sociedad, nuestro planeta y las generaciones futura añadido a los más exigentes estándares en materia de Medio Ambiente (ISO 14001), Calidad (ISO 9001), Seguridad y Salud en el Trabajo (ISO 45001) y Eficiencia Energética (ISO 50001).