Auditorías en remoto: ocho pasos para afrontarlas con éxito

Las normas de sistema de gestión son cada vez más reconocidas como un medio para optimizar y mejorar los procesos en las empresas; y su certificación, cada vez más solicitada como reconocimiento de su implantación.

Sin embargo, existe un concepto equivocado de que la implantación de las normas ISO y su certificación es solo para grandes corporaciones, y que las pequeñas empresas pueden tener dificultades para ello.

Nada más lejos de la realidad. Una de las finalidades de las normas es ofrecer orientación a todas las organizaciones en la implantación de un sistema de gestión, independientemente de su tamaño, actividad y complejidad. Por este motivo, las normas definen los requisitos mínimos que se deben tener en consideración, siendo las organizaciones quienes deciden como llevarlos a cabo.

Pues bien, al igual que las normas pueden ser implantadas en todas las organizaciones, su certificación también puede ser conseguida por todas las empresas. Su obtención se realiza a través de un proceso de auditoría externa llevada a cabo por una entidad de certificación.

• Acordar la herramienta de videoconferencia que se va a utilizar. Durante el proceso de auditoría se necesita visualizar documentos y mantener entrevistas. Para ello, y previamente, se deberá acordar las herramientas digitales que se van a utilizar. Lo más común es utilizar plataformas de videoconferencias. La ventaja de estas plataformas es que no es necesario su compra por ambas partes, dado que se puede hacer uso de ellas y de todas las funciones necesarias para el proceso como invitado.
• No obstante, también se pueden utilizar otras herramientas, tales como envío de documentos a través de email o ubicación de estos en espacios de documentos compartidos, que también están disponibles de forma gratuita en el mercado.
• Tener ciertos conocimientos de las herramientas digitales acordadas. Si las herramientas digitales acordadas para la realización de la auditoría en remoto no son las habitualmente usadas por la microempresa, se deberá asegurar cierto grado de conocimiento que permita su utilización, o bien, elegir una herramienta con la que se esté familiarizado.
• Informar previamente de la documentación necesaria que hay que presentar. Conocer con antelación los procesos que serán auditados permitirá tener claramente recopilada, almacenada y disponible la documentación que hay que solicitar y, así, agilizar el proceso.
• Digitalización de los documentos. Dado que se tratan de auditorías on line donde se compartirán documentos de forma virtual, es necesario contar con toda la documentación que es necesario presentar en formato digital. Será importante, por lo tanto, informar de la documentación que deberá ser revisada para que se encuentre en formato digital.
• Acordar y asegurar la disponibilidad. En muchos casos los trabajadores de una microempresa tienen múltiples funciones y no una dedicación en exclusiva a los sistemas de gestión. Es común una escasa disponibilidad horaria y poca flexibilidad. Esto se traduce en tener que responder a llamadas telefónicas, consultas de compañeros o colaborados, visitas de clientes e incluso, al ser personal autónomo, compromisos personales. En este sentido, es necesario acordar las fechas y disponibilidad necesaria con la debida antelación y, así, reservar el tiempo acordado para la dedicación de la auditoria, evitando interrupciones.
• Espacio de trabajo tranquilo y silencioso. En muchas micropymes es común que los espacios de trabajo sean compartidos o abiertos al público. Para la realización de una videoconferencia, como es nuestro caso, es importante llevarla a cabo en espacios que no sean ruidosos y, por lo tanto, que se permita una comunicación tranquila y sin distorsiones, con un adecuado nivel visual y auditivo, evitando no poder escuchar o entenderse entre los interlocutores.
• Convocar a todos los participantes. Es posible que algunos procesos estén gestionados por personal diferentes dentro de la empresa. De ser así, se deberá definir con antelación los procesos que van a ser auditados, de forma que se pueda convocar a los responsables con antelación, asegurando su disponibilidad.
• Realizar pruebas con antelación. Es posible que para una organización sea la primera vez de uso de algunas de las herramientas. Por este motivo, sería conveniente garantizar el acceso y buen funcionamiento.

Cada vez son más las pequeñas empresas que digitalizan su negocio: diseñando una página web, gestionando redes sociales, añadiendo comercio electrónico o mejorando sus gestiones con soluciones digitales (factura electrónica, etc.). Por lo tanto, se encuentran preparadas para abordar una auditoría en remoto.

Son precisamente las características intrínsecas de una micropyme las que ayudan a este proceso. Se trata de organizaciones cuyas principales ventajas son la capacidad y rapidez de adaptación, al ser más agiles y ligeras.

Esto les permite unas condiciones adecuadas para la consecución de certificaciones de sus sistemas de gestión y, con ello, todas sus ventajas, tales como, mayores niveles de eficiencia, confianza y satisfacción de sus clientes, aumentos de la productividad y competitividad o reconocimiento en el mercado, entre otros.

En definitiva, una auditoria en remoto puede ser llevada a cabo en cualquier tipo de entidad.