Cuatro pasos para integrar con éxito sistemas de gestión

La implantación de sistemas de gestión de acuerdo con estándares es una decisión estratégica por la que optan cada vez más organizaciones. Y es que, son conscientes de que estos sistemas de gestión aportan grandes beneficios relacionados con la mejora de la actividad empresarial en sus relaciones con sus clientes, empleados, sociedad, entidades financieras, etc.; en definitiva, con sus stakeholders.

Los orígenes de los sistemas de gestión se remontan a la década de los 80 con la publicación de la familia de Normas ISO 9000, cuya finalidad principal era la estandarización de los sistemas de gestión de la calidad de las organizaciones para aumentar su productividad, garantizar la calidad de sus productos y servicios, y reducir costes de producción innecesarios. Desde entonces hasta la actualidad, donde se han incorporado a los sistemas de gestión los mecanismos necesarios para dar respuesta a las necesidades y expectativas de los diferentes grupos de interés de las organizaciones, la manera de diseñar, desarrollar, implantar y dar seguimiento a dichos sistemas en una organización ha evolucionado notablemente.

La secuencia de la implantación de los distintos sistemas a lo largo de los años ha estado determinada por las necesidades del momento, relacionadas en gran medida con la mejora de la imagen corporativa y la oportunidad de obtener ventajas competitivas. Esto ha dado lugar, en determinadas ocasiones, al desarrollo paralelo dentro de una misma organización de sistemas de gestión independientes, sin estructura común, desequilibrados y liderados por diferentes responsables. Esta situación puede suponer una gestión poco eficaz de inversiones, recursos y esfuerzos, por lo que muchas organizaciones han optado por la integración de los sistemas de gestión.

La tendencia durante los últimos años ha sido la integración de los sistemas de gestión de la calidad ISO 9001, ambiental ISO 14001, y seguridad y salud en el trabajo OHSAS 18001/ISO 45001. Actualmente, la madurez de los sistemas y la Estructura de Alto Nivel de las normas internacionales ISO establecida para dotarlos de términos y textos comunes, salvaguardando los requisitos específicos y particulares de cada área de actividad, han facilitado a las organizaciones la posibilidad de integrar todos los sistemas de gestión normalizados, independientemente del referencial del que se trate: seguridad de la información, compliance penal, gestión de le energía, I+D+i, etc.

Este proceso de integración de sistemas se puede abordar en cualquier momento, pero las organizaciones suelen aprovechar situaciones de cambio o transformación para iniciar el camino. Es el caso de las empresas que se enfrentan actualmente a la migración de su sistema de seguridad y salud en trabajo basado en OHSAS 18001 a la Norma ISO 45001, y que ya tienen integrados sus sistemas de gestión de la calidad y ambiental. Esas organizaciones podrían encontrar en esta situación el momento óptimo para, apoyados en las sinergias de los requisitos de las normas, realizar el proceso de integración de los tres sistemas.

Una vez la organización tiene claro los aspectos anteriores, comienza el proceso de integración de los sistemas. Para finalizarlo con éxito resulta imprescindible realizar estos cuatro pasos:

1. El apoyo, compromiso e implicación de la alta dirección, a través de:

• La aprobación del proceso de integración como una decisión estratégica.
• La designación del responsable del proyecto que, además de poseer una visión global de la organización y de sus procesos, deberá tener capacidad de liderazgo, negociadora y de intermediación; así como la creatividad y empatía necesarias para implicar a toda la organización en el proceso y superar las resistencias al cambio y a la colaboración que pueda ir surgiendo en su desarrollo.
• Si la estructura de la organización es compleja por tamaño o tipo de actividad, puede ser recomendable establecer un comité de integración, constituido por los responsables de departamentos, procesos o sistemas que se vayan a integrar.
• La asignación de los recursos necesarios.

2. Realizar un buen diagnóstico para conocer en profundidad la organización, incluyendo, entre otros, los siguientes aspectos:

• Los procesos de la organización y sus interacciones, los responsables de estos y las funciones y responsabilidades asociadas a cada uno de ellos.
• Los sistemas de gestión de la organización que se pretenden integrar, considerando:
• El grado de desarrollo de cada uno de ellos, herramientas TIC, documentos y registros que lo componen.
• El grado de cumplimiento de los requisitos establecidos.
• Metodologías y herramientas con mayor grado de aceptación en la organización.
• Las sinergias, duplicidades y carencias.
• Funciones y responsabilidades establecidas en los sistemas.
• Los recursos de que dispone la organización para afrontar la integración.

3. Planificar todas las acciones y tareas asociadas al proceso de integración e implantación de las nuevas directrices para que se lleven cabo de forma controlada. Es necesario establecer qué se va a hacer, quién y cuándo. Es aconsejable incluir en la planificación acciones de comunicación para difundir a toda la organización, los objetivos del proceso, su evolución y consecución.

Esta es una de las etapas más complejas de la integración, ya que requiere conocimiento de los requisitos de los sistemas que hay que integrar, experiencia en su incorporación a los procesos de la organización y flexibilidad para adaptarse a las particularidades propias del sector y de la organización.

Se debe considerar el mantenimiento de buenas prácticas que ya estén consolidadas en la organización y aprovechar las herramientas disponibles, si han demostrado ser eficaces.

Las acciones y tareas deben involucrar a las personas clave de los procesos y poner especial atención en sus interacciones, sin olvidar la opinión e impresiones de los trabajadores. Esta consideración, además de ofrecer puntos de vista diferentes y enriquecedores, favorecerá la posterior implantación y desarrollo del sistema, al sentirlo como propio.

A medida que se vayan definiendo los nuevos procesos y las nuevas funciones y responsabilidades, será necesario distribuir la documentación correspondiente y llevar a cabo las acciones formativas necesarias para garantizar su correcta aplicación.

4. Adoptar mecanismos de seguimiento para comprobar que las acciones incluidas en la planificación se han desarrollado conforme a los plazos previstos y se han obtenido los resultados deseados. En caso de que surjan desviaciones, dificultades e imprevistos será necesario ajustar la planificación e incluir los cambios que garanticen la finalización con éxito del proceso de integración.

El resultado de este seguimiento debe distribuirse a todas las partes implicadas en el proceso de integración y especialmente a la alta dirección.

Una vez transcurrido el tiempo considerado como adecuado, se procederá a la comprobación, parcial o totalmente, de su cumplimiento y a la evaluación de su eficacia para dar por cerrado el proceso de integración.

La duración del proceso va a depender de cada organización, de la estrategia y metodología por la que ha decido abordarlo y de los recursos que haya invertido en el proceso.

Una vez implantado el sistema integrado, su mantenimiento se llevará acabo siguiendo el mismo proceso iterativo basado en el concepto de Planificar, Hacer, Verificar y Actuar (PHVA), establecido para lograr la mejora continua en los sistemas de gestión de forma independiente, pero desde una perspectiva global.

Los beneficios de la integración de sistemas son muchos y podrían clasificarse en:

• Estratégicos. Derivados de una visión de la organización integrada y global, con una política única y alineada, que contribuya a la mejora continua y a la consecución de sus objetivos.
• Organizativos. Obtenidos de la creación de una cultura única y basada en el trabajo en equipo bien estructurado, dimensionado y coordinado, con una evidente mejora de la comunicación, mucho más fluida internamente y de mayor confianza externamente.
• Operativos. Derivados de la integración en los procesos de los requerimientos de cada una de las normas, permitiendo tratar de forma global, alienada y compatible aspectos relacionados con calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo, etc., en todo el ciclo de vida de productos y servicios, a través de directrices, metodologías e instrucciones de trabajo más sencillas y accesibles a todo el personal.
• Económicos. Debido a la optimización de costes por la eliminación de duplicidades en responsabilidades, documentos, registros y herramientas TIC utilizadas en los diferentes sistemas, así como en la realización de auditorías internas y de certificación.

A estos beneficios habría que añadir dos más de carácter transversal. El primero está relacionado con el incremento de la capacidad de adaptación de las empresas a cambios en su contexto interno o externo de cualquier índole; y el segundo facilita los procesos de transformación y digitalización de las organizaciones, así como la implantación exitosa de los cambios que implican en los sistemas.

Ecoembes es la organización sin ánimo de lucro que gestiona un sistema colectivo de responsabilidad ampliada del productor que hace posible el reciclaje y ecodiseño de los residuos de envases domésticos ligeros en España.

En Ecoembes comenzamos implementado un sistema de gestión de la calidad conforme a la Norma ISO 9001 en 2003, para gestionar de forma rigurosa y transparente nuestro proceso de adjudicación de materiales a recicladores y recuperadores, ampliando de forma inmediata el alcance al resto de procesos de la compañía. Enseguida, en 2004, decidimos implantar también un sistema de gestión ambiental, en línea con nuestra misión y vocación de cuidado del entorno, y elegimos la Norma ISO 14001 como referencia.

La integración de ambos sistemas venía ocurriendo de forma natural, propiciada por la estructura de alto nivel que compartían ambas normas y por la forma de gestionarse la actividad de la organización; siendo nuestra misión ambiental, la calidad de nuestros procesos influye no solo en la satisfacción del cliente de estos -ciudadanos, Administraciones Públicas, empresas envasadoras y distribuidoras, recicladores y recuperadores- sino en el entorno y en la sociedad.

En este sentido, la integración formal de los sistemas hacia 2010, no solo supuso una mayor eficiencia en la gestión y responsabilidades, sino que facilitó fijar objetivos con sinergias en lo ambiental y en la calidad. Además, estableció una forma de trabajo que, en lo sucesivo, ha facilitado la incorporación de otros procesos como la gestión de riesgos, la gestión de la ética y el cumplimiento, e incluso la privacidad de datos personales.

Nuestro principal aliado en el proceso de integración fue el hecho de que la gestión ambiental estaba integrada a lo largo de toda la organización, al tratarse de nuestra actividad principal, y que nuestra orientación al cliente abraca a todos nuestros grupos de interés. Esto permitió hacer una homogeneización del tratamiento de la satisfacción y de la gestión de los impactos positivos y negativos de nuestros procesos en el medio ambiente.

Como futuros retos, nos planteamos seguir aprovechando la estructura de alto nivel de estas normas para terminar la incorporación de cuestiones de compliance bajo este paraguas de gestión optimizada.

PAÑALON es un grupo de empresas de Transporte de Mercancías por carretera, fundada en 1961 y especializados en el transporte nacional e internacional de productos químicos líquidos, sólidos, transporte de vehículos industriales y transporte intermodal, con sede social en Villarrobledo (Albacete) y distintas delegaciones operativas, siendo líder en el ámbito nacional en dichos sectores.

Entre nuestros principales clientes de las actividades de liquidos y sólidos se encuentran multinacionales europeas y las principales empresas nacionales del sector quimico y petroquimico; y en el sector de vehículos industriales los principales fabricantes para los que hacemos la distribución de sus productos.

El objetivo fundamental de nuesta empresa siempre ha sido estar junto con nuestros clientes atendiendo a sus necesidades y buscando la mejora continua.

Así en 1995, la empresa certificó su sistema de gestión de la calidad conforme a la Norma ISO 9001 (por entonces ISO 9004 por ser para el sector servicios), siendo de las primeras empresas de transporte que se certificaba con AENOR.

Una vez consolidado nuestro sistema de gestión de calidad, se observó la importancia de abordar los aspectos ambientales y prevención de riesgos. Conforme a lo establecido en nuestra politica, la implementación fue conjunta al observar similitudes en la estructura de las distintas normas. En 2003 nos certificamos bajo la Norma ISO 14001 de sistema de gestión ambiental, conjuntamente con la ISO 9001.

En PAÑALON estamos convencidos de que la implementación de cualquier nuevo sistema de gestión se debe llevar de forma integrada, huyendo de los individualismos departamentales.

Esto ha hecho que en los últimos años, nos hayamos certificado con las Normas ISO 45001 (seguridad y salud en el trabajo) e ISO 39001 (seguridad vial). Recientemente, en diciembre de 2020, nos hemos certificado bajo el esquema OCS (Operation Clean Sweep) de la industria del plástico para consolidar nuestro compromiso ambiental y la reducción en la generación de microplasticos en nuestras actividades de transporte y limpieza interior de cisternas, siendo la primera empresa en el ámbito nacional en conseguir este reconocimiento.

En nuestra empresa estamos orgullosos de disponer de un sistema de gestión interno que permite la integración de nuevos sistemas de gestión: con pequeños ajustes es posbile abordarlos con éxito. Así, animamos a todas las empresas a reflexionar al respecto y observarán que con la integración de sistemas serán más eficaces.

Somos una empresa líder en los sectores de transporte, telecomunicaciones y seguridad. Con más de 45 años de experiencia y proyectos desplegados en más de 24 países, apostamos por la innovación tecnológica a través del desarrollo propio de equipos y aplicaciones y las alianzas con los socios tecnológicos más punteros.

En todo este camino, nuestras certificaciones han ido de la mano con AENOR, primero con las UNE-EN ISO 9001 desde el año 1995, UNE-EN ISO 14001 (2001) y OHSAS 18001 (2014). Posteriormente, las correspondientes adaptaciones de estas normas de 2015 y desde noviembre de 2019 estamos certificados con la ISO 45001. Unido a nuestro compromiso con los diez principios del Pacto Mundial de Naciones Unidas (del que somos socios desde el año 2007) y nuestra estrategia alineada con los Objetivos de Desarrollo Sostenible (integrando los ODS y los Criterios ESG en la cultura de empresa), sin duda ha hecho posible nuestro progreso, consolidación, resiliencia y mejora continua.

Con las nuevas actualizaciones de 2015 de las normas, hemos logrado dar un mayor enfoque en la mejora de servicios y productos conformes a lo largo de todo el ciclo de vida, un mayor compromiso de liderazgo, una mejora en la estructura de planificación para el establecimiento de objetivos, la información documentada es más flexible y abordamos los riesgos organizacionales y las oportunidades de una manera más estructurada.

Hemos mejorado con la incorporación de nuevas tecnologías y medios de producción, junto con la gestión eficiente de los suministros y la consolidación de un sistema integrado que abarca Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud en el Trabajo, Continuidad de Negocio, Sostenibilidad, Gestión del Conocimiento, etc., sobre el que venimos trabajando desde 2014.

A su vez nos han permitido avanzar en la protección del medio ambiente y el uso sostenible de recursos naturales, con la Gestión Ambiental, nuestra ambición climática (estamos adheridos a la iniciativa Business Ambition For 1.5 ºC de Naciones Unidas) y la transición hacia una Economía Circular como elementos estratégicos fundamentales dentro del núcleo de la gestión empresarial.

Gracias también al Liderazgo Directivo, con el que siempre hemos contado, trabajamos en la mejora continua para incorporar en nuestra cadena productiva los elementos de tipo económico, social, ambiental y de Buen Gobierno que nos ayudan a gestionar el impacto sobre el entorno en el que operamos; sin descuidar la comunicación de nuestro proceso de gestión, basada en cuatro aspectos básicos: transparencia, veracidad, fiabilidad y comprensión. Por supuesto, todo lo anterior nos ha ayudado a fortalecer la relación existente entre la Gestión Ambiental y la actividad principal de nuestra compañía.

Y, lo más importante, disponemos de un equipo humano excepcional que nos permite alcanzar todos los retos que nos marcamos en estas líneas de trabajo.