IQNet SR10: el reporte de información no financiera, más fácil

El Observatorio de Responsabilidad Social Corporativa define la RSC como “la forma de conducir los negocios por parte de las empresas basado en la gestión de los impactos que su actividad genera sobre sus clientes, empleados, accionistas, comunidades locales, medio ambiente y sobre la sociedad en general”. Se trata de un concepto que debe integrarse en la gestión de las organizaciones e impregnar toda la estructura corporativa para ser realmente efectivo y permita alcanzar todas las ventajas que ofrece. Se caracteriza por tener en cuenta los impactos que las actividades generan sobre los stakeholders de las organizaciones y sobre la sociedad en general, e incluye el cumplimiento de las leyes y todas aquellas medidas adicionales y voluntarias que las empresas quieran adoptar para minimizar el impacto de su actividad sobre la sociedad.

Muchas empresas han tenido que presentar en 2019 un informe de carácter no financiero para cumplir con la Ley 11/2018, que obliga a las empresas de más de 500 trabajadores a presentar dicho informe. El Estado de Información No Financiera es un gran ejercicio de transparencia por parte de las empresas, ya que debe proporcionar información sobre su desempeño en materia de responsabilidad social de utilidad para que los grupos de interés puedan tomar decisiones fundamentadas sobre la organización. Ante este requerimiento muchas organizaciones se han preguntado:

• ¿Qué es lo realmente importante que debo reportar?
• ¿Qué opinión tienen sobre mí los grupos de interés?
• ¿Cómo puedo organizar la multitud de datos e información que debe recopilar el reporte?
• ¿Cómo me organizo para elaborar un reporte más eficiente y cumpliendo el plazo?
• ¿Cómo doy respuesta a lo que cita la Ley en cuanto a la gestión de los aspectos materiales?
• ¿Está integrada realmente la Responsabilidad Social en la estrategia de la organización?

Para poder ayudar a dar respuesta a estas cuestiones la certificación IQNet SR10 se convierte en una herramienta que puede facilitar a las organizaciones el proceso de elaboración de este informe. Y es que, el estándar certificable IQNet SR10 de Sistemas de Gestión de la Responsabilidad Social recoge las mejores prácticas y recomendaciones en el ámbito internacional en materia de responsabilidad social, como las establecidas en la ISO 26000. Así, ayuda a las organizaciones a mejorar la gestión de sus grupos de interés y el gobierno corporativo, ya que establece los requisitos para implantar un sistema de gestión que apuesta por la responsabilidad social, el buen gobierno y la mejora continua. De esta manera, si la información está estructura e integrada en la gestión diaria de la organización, el proceso de elaboración del Informe No Financiero es más eficiente, fiable y útil. Para conseguir este objetivo el mejor camino es gestionar la responsabilidad social, esto es, aplicar el enfoque a procesos a la gestión de los impactos y riegos significativos de la organización en material ambiental, social y económica.

En este marco, el informe de carácter no financiero, que desde 2019 deben presentar determinadas organizaciones anualmente, debe contener información ambiental, social, relativa al personal, al respeto de los derechos humanos, la lucha contra la corrupción y el soborno, así como sobre su relación con la sociedad. Por eso, independientemente de que se trate de una sociedad individual o de un grupo de sociedades, el informe recogerá información de los impactos y riesgos significativos para todos los países en los que opere. El objetivo de estos informes es identificar los riesgos para mejorar la sostenibilidad y aumentar la confianza de los inversores, consumidores y la sociedad en general. Además, la nueva ley determina que tienen que estar verificados por un prestador de servicios de verificación independiente, como es el caso de AENOR.

Aunque en la actualidad las empresas obligadas a presentar este informe son las grandes sociedades, en dos años se amplía este requisito a otras menores. Así, además de empresas con más de 500 empleados, deberán presentar estos informes aquellas que tengan la consideración de entidades de interés público y reúnan al menos dos de estas tres circunstancias: tener un activo superior a 20 millones de euros, un importe neto de la cifra anual de negocios de más de 40 millones o que el número de empleados supere los 250.

Este reporte verificado ha venido a cubrir una exigencia en lo relativo a transparencia por parte de las organizaciones. Pero desde hace años AENOR viene verificando otras referencias voluntarias que la propia Ley 11/2018 refiere como elementos de ayuda. Este es el caso de IQNet SR10, las Memorias GRI (Global Reporting Initiative), a las que otorga un especial papel de referencia; el Reglamento EMAS o la Huella de Carbono, entre otros. En todas ellas AENOR dispone de una amplia experiencia, lo que la convierte en entidad de referencia en este ámbito. Así, puede realizar la actividad de verificación externa ya que, además de esta experiencia, cumple con la exigencia de independencia, de acuerdo con las acreditaciones que la avalan; y no participa en procesos anteriores a la verificación del reporte, como por ejemplo en su preparación. Así, la Verificación de información no financiera según ley 11/2018 es integrable con GRI, el Reglamento EMAS, IQNet SR10, Modelo EFR, ISO 14001, ISO 45001 o verificaciones de huellas ambientales (carbono, hídrica, etc.).

AENOR presta los servicios de verificación del Estado de Información no Financiera (EINF) de manera externa e independiente y más de 100 entidades han confiado en la experiencia y competencia técnica de AENOR para llevar a cabo en este primer año la verificación externa de sus Informes No Financieros. Asimismo, dispone de una amplia y contrastada experiencia en la certificación y verificación en las materias objeto del informe, como la certificación IQNet SR10 o la Verificación de Memorias de Sostenibilidad GRI de las que ya ha emitido más de 400 desde 2001. En este sentido, es el primer organismo verificador medioambiental acreditado en España por la Entidad Nacional de Acreditación (ENAC) para realizar verificaciones y validaciones conforme al Reglamento EMAS para la totalidad de los sectores de actividad, y cuenta con más de 600 empresas certificadas desde 1995 en este esquema. Además, no participa en procesos anteriores a la verificación del reporte y actúa bajo los principios de integridad, independencia, ética, objetividad, competencia y diligencia profesional, confidencialidad y comportamiento profesional que se exigen de acuerdo a las acreditaciones que dispone dentro de los ámbitos de aplicación generales de las Normas ISO/IEC 17021-1:2015 e ISO 14065; y particulares, como la acreditación otorgada por la Convención de Naciones Unidas para el Cambio Climático (UNFCCC) para verificación y validación de proyectos de Mecanismos de Desarrollo Limpio (MDL).

AENOR realiza la verificación bajo los principios de “enfoque basado en evidencias, presentación justa, imparcialidad, competencia técnica, confidencialidad y responsabilidad” exigidos en la norma internacional ISO/IEC 17029:2019 Evaluación de la conformidad. Principios generales y requisitos para los organismos de validación y verificación. En este sentido, la verificación es una valoración objetiva de la precisión e integridad de la información reportada, así como de la conformidad de esta información con los principios de contenido y reporte previamente establecidos. El fin es verificar “que la información suministrada no contiene omisiones, distorsiones o errores”, lo que implica una garantía de fiabilidad. AENOR, durante la visita para llevar a cabo dicha verificación, realiza entrevistas con el personal implicado en el reporte de información no financiera y se revisan evidencias relativas a actividades, productos y servicios prestados por la organización; consistencia y trazabilidad de la información aportada, incluyendo el proceso seguido para su recopilación; o cumplimentación y contenido del reporte de información no financiero con el fin de asegurar la exactitud y veracidad en su contenido.

Una vez verificada la conformidad con la Ley 11/2018, AENOR emite una declaración de verificación. Pero también ofrece la posibilidad de verificar el Informe No Financiero conforme a GRI, de tal forma que el cliente puede recibir una doble certificación: declaración de verificación y certificado de conformidad.

Para poder hacer un buen reporte, antes de empezar a elaborar el Estado de Información No Financiera se debe revisar con detenimiento el Objeto de la Ley 11/2018: Disponer de información significativa, coherente y comparable relacionada con la Responsabilidad Social Corporativa de las organizaciones que permita medir, supervisar y gestionar el rendimiento de las organizaciones y del impacto económico, social y ambiental de sus actividades. Se trata del objetivo traspuesto de la Directiva 2014/95/UE del Parlamento Europeo y del Consejo de 22 de octubre de 2014 por la que se modifica la Directiva 2013/34/UE en lo que respecta a la divulgación de información no financiera e información sobre diversidad por parte de determinadas grandes empresas y determinados grupos empresariales; esto es, Divulgar información no financiera de alta calidad, útil, coherente y más comparable para los grupos de interés.

El Estado de Información No Financiera, por lo tanto, no consiste simplemente en proporcionar listas de indicadores de resultados, sino en proporcionar información sobre el desempeño en materia de responsabilidad social de las organizaciones que sea útil para que los grupos de interés puedan tomar decisiones fundamentadas sobre la organización. Este es el objeto de la Ley y, por tanto, la directriz que marcará el contenido y la forma del Estado de Información No Financiera de la organización.

El contenido mínimo en los informes no financieros según el Art. 49 del Código de Comercio, debe incluir una descripción de las políticas, procedimientos de diligencia debida aplicados para la identificación y evaluación de riesgos e impactos significativos. En este sentido, se debe reflejar el análisis de la materialidad realizado por la organización. Para ello, es recomendable utilizar como marco de referencia la Norma UNE-ISO 26000 y GRI Standards. Siguiendo las directrices de estos referenciales, el análisis de la materialidad o identificación de temas clave debe contar con la participación de los grupos de interés en la identificación de los asuntos y evaluación se la relevancia de los mismos en materia de responsabilidad social. En este sentido, el estándar internacional IQNet SR 10 especifica unos grupos de interés genéricos que pueden aplicarse a la mayoría de las organizaciones (clientes, usuarios y consumidores, proveedores, colaboradores y aliados, gobiernos, Administraciones públicas y organismos reguladores, comunidad, sociedad y organizaciones sociales, medio ambiente, competidores), pero estos deben ser enriquecidos por la propia organización, adaptándolos a su actividad e idiosincrasia.

Asimismo, el informe debe incluir una descripción del modelo de negocio, entorno empresarial, su organización y estructura, los mercados en los que opera, sus objetivos y estrategias, y los principales factores y tendencias que pueden afectar a su futura evolución. Por último, tiene que presentar los principales riesgos relacionados con las actividades a corto, medio y largo plazo.

Es muy importante que la información sea significativa, relevante para los grupos de interés, útil, comparable, precisa y verificable. Para ello, el informe tendrá que incluir una descripción de las cuestiones no financieras relevantes (temas clave) para la estrategia de la organización o grupo; una descripción de las políticas y procedimientos de diligencia (políticas de gestión) de los asuntos materiales, incluyendo las actividades de verificación y control; y los resultados de esas políticas con los indicadores clave no financieros. Los indicadores deben cumplir los criterios de comparabilidad, materialidad, relevancia y fiabilidad.

Además, el EINF incluirá información significativa sobre cuestiones ambientales (procedimientos de evaluación o certificación ambiental, contaminación, economía circular, uso sostenible de los recursos, cambio climático, protección de la diversidad, etc.); sociales y relativas al personal (empleo, organización del trabajo, salud y seguridad, relaciones sociales, formación, accesibilidad universal de las personas con discapacidad, igualdad, etc.); respeto de los derechos humanos (eliminación de la discriminación en el empleo y la ocupación, del trabajo forzoso u obligatorio, abolición efectiva del trabajo infantil, etc.); lucha contra la corrupción y el soborno; y sobre la sociedad (compromisos de la empresa con el desarrollo sostenible, o subcontratación y proveedores). La Ley 11/2018 no obliga a disponer de políticas concretas para todas las cuestiones relacionadas en el art. 49, pero si la empresa no dispone de políticas de gestión de algún aspecto debe explicar por qué no lo gestiona; y tendrá que ofrecer una explicación clara y motivada a este respecto.

El informe debe explicar las políticas, procedimientos e indicadores de resultados para todos los asuntos significativos y de todo el periodo reportado. Los indicadores clave de rendimiento deben recoger la información consolidada, salvo que para un mejor entendimiento sea necesario desglosarlo por actividad, país, línea de negocio, etc. La información debe ser precisa, equilibrada y detallada como para que los grupos de interés puedan evaluar el desempeño de la organización. Para ello, es recomendable el uso de gráficos para facilitar el análisis de la información.

Conforme al principio de fiabilidad, la información debe ser susceptible de revisión, para lo que se debe asegurar que es integra y de calidad. Los sistemas de gestión existentes en la organización son la primera fuente de información, ya que permiten disponer de indicadores sistemáticos y validados, así como aprovechar los datos que generan. Cuando no existan indicadores de resultados de los procesos de gestión para todos los asuntos materiales, se crearán las herramientas de recolección de información.

Es importante involucrar a las áreas responsables de la gestión de los temas relevantes en la elaboración del informe, tanto en la descripción de las políticas, estrategias y procedimientos de gestión, como en el reporte de los datos. Nadie mejor que las áreas implicadas en la gestión para dar fiabilidad y coherencia al informe. Por último, hay que desarrollar un manual de indicadores, con las fórmulas y rutas de cálculo, lo que permitirá reproducir los datos con fiabilidad tanto para el proceso de verificación externa, como para próximos informes.

Conforme al principio de comparabilidad, la información reportada debe permitir a los grupos de interés analizar los cambios en el desempeño de la organización. Para facilitar la comparación de la información, tanto en el tiempo como entre entidades, se utilizarán especialmente estándares de indicadores clave de gestión no financieros que cumplan con las directrices de la Comisión Europea de uso de estándares reconocidos. Es especialmente recomendable el uso de los contenidos de los estándares de GRI. El contenido del informe debe ser coherente a lo largo del tiempo, para lo que se mantendrán las fórmulas de cálculo entre informes de periodos consecutivos para permitir el análisis de la evaluación en el desempeño de los temas relevantes.

Conforme al principio de claridad, el lenguaje utilizado deberá estar adaptado a los grupos de interés que utilicen dicha información, de forma que les resulte comprensible y accesible. Además, hay que respetar el principio de puntualidad, elaborando el informe de acuerdo con una programación periódica, de modo que la información esté disponible a tiempo para que los grupos de interés tomen decisiones informadas.

El Informe No Financiero puede incluirse en el informe de gestión de las cuentas anuales, individuales o consolidadas, o como documento independiente. Hay que recordar que este informe debe estar disponible en la web por un periodo no inferior a cinco años para la consulta por los grupos de interés. Por lo tanto, se debe cuidar su maquetación, ya que es una herramienta de comunicación y, como tal, debe respetar el estilo e imagen de la organización.

El EINF está sujeto a los mismos criterios de aprobación, depósito y publicación que el informe de gestión de las cuentas anuales. Así, debe ser formulado antes de los tres meses del cierre del ejercicio social; firmado por todos los administradores de la sociedad obligada; y depositado en el Registro Mercantil dentro del mes siguiente a su aprobación, junto a las cuentas anuales. Además, estará disponible de manera pública en la página web de la organización dentro de los seis meses posteriores al cierre del año financiero y durante cinco años.

La publicación en 2003 de nuestro primer Código Ético marcó un verdadero hito en nuestra trayectoria como empresa socialmente responsable unido a la constitución del Comité de Ética formado por personas externas y presidido por el catedrático de Ética, D. Domingo García Marzá. Entre los compromisos adquiridos figuraba publicar memorias de responsabilidad social como instrumento idóneo de transparencia. Desde entonces, con la publicación de la primera memoria, correspondiente al ejercicio 2006, ya optamos por un modelo de prestigio internacional, el GRI, informando sobre la gestión realizada desde la perspectiva económica, social y medioambiental.

Para Unión de Mutuas, elaborar aquella primera memoria supuso un ejercicio de sistematización para informar sobre los indicadores que exigía el modelo GRI. En los años siguientes, Unión de Mutuas siguió publicando sus sucesivas memorias GRI.

Cuando vio la luz la IQNet SR10, Unión de Mutuas consideró interesante esta certificación por varias razones. Primera, la exigencia de disponer de un código de conducta nos brindó la oportunidad de definir las normas con las que hacer efectivos nuestros valores. Segunda, el énfasis de IQNet SR10 en la definición de los grupos de interés y los asuntos importantes nos reafirmó en un aspecto que ya veníamos realizando desde hacía años: las encuestas de satisfacción de nuestros grupos de interés. Y la tercera razón, la utilidad de saber las necesidades y expectativas legítimas de nuestros grupos de interés para definir y priorizar las acciones de nuestros planes estratégicos.

Para Unión de Mutuas, IQNet SR10, cuya certificación obtuvimos en 2012, es un instrumento fundamental para la sistematización de la gestión de la RSC y para recabar la información necesaria para elaborar las memorias de RSC. Hoy, el actual modelo GRI e IQNet SR10 están alineados y ambos inciden en la importancia de contar con los grupos de interés para la elaboración de memorias y para la definición de los asuntos destacados sobre los que resulta necesario informar.

La elaboración de la memoria y la certificación IQNet SR10 reflejan la transparencia en la gestión de las prestaciones que, como mutua colaboradora con la Seguridad Social, tenemos encomendadas y la satisfacción de los distintos grupos de interés que, en el caso de los trabajadores protegidos es del 97 % y, en el caso de las empresas mutualistas, del 95 %, de acuerdo con las encuestas realizadas con un margen de error inferior al 5 %.

Que la Información no Financiera sea ahora una parte importante del negocio es un cambio muy relevante respecto al tipo de información que tradicionalmente ha solicitado un inversor, mucho más basado en la información económica y financiera. Lo importante ahora es aquella información que, siendo intangible, añade valor al accionista y responde a la demanda de la sociedad. La Información no Financiera es, además, uno de esos elementos que ayudan a generar confianza en el entorno y en los empleados, atrae el buen “talento” y, por lo tanto, ofrecer mayores garantías a los inversores y a la sociedad.

Mondelez International, una de las mayores empresas en la industria de alimentación y bebidas en el ámbito mundial, siempre ha sido consciente del papel que juega como agente social, más allá de su función económica. Nuestro compromiso de generar un impacto positivo en las personas y en nuestro planeta con nuestros productos y acciones es la esencia de quiénes somos y la base para nuestro crecimiento. Por ese motivo, desde 2002 contamos con un informe corporativo global denominado “Impact Progress Report”, de características similares. La Ley de Información no Financiera y Diversidad nos ha dado la oportunidad de recopilar y plasmar en un documento, e informar sobre nuestras actuaciones e iniciativas locales. A partir de ahora nos será más fácil medir el progreso de nuestra compañía respecto a los compromisos adquiridos con nuestros empleados, clientes, consumidores, proveedores y con nuestro entorno en España.

Para conseguir que este fuese un gran informe, debemos reconocer que su elaboración supuso un importante esfuerzo al necesitar coordinar a muchos departamentos tanto de oficinas como de fábricas; desde Recursos Humanos, a Finanzas, Marketing, Asuntos Corporativos, Compras… Y todo ello en un tiempo muy limitado sin un precedente o modelo de referencia. A la hora de constatar que el esfuerzo volcado en el Informe cubría el objetivo buscado, el equipo de AENOR fue clave al aplicar un riguroso criterio en su verificación, lo que nos permitió alcanzar por contenidos y calidad un documento de valor, representativo de la actividad social y medio ambiental de nuestra compañía.

Mientras escribimos estas líneas, nos preparamos para volver a trabajar juntos en su segunda edición.