IECISA, apuesta por la ISO 30301

Con 16 delegaciones en España, presencia en 12 países más (Latinoamérica y Portugal) y tres décadas de experiencia y vinculación con la industria, tanto en el sector público como en el privado, IECISA es la consultora tecnológica del Grupo El Corte Inglés y su conocimiento sectorial le permite centrarse -en plena transformación digital- en el desarrollo de propuestas integrales con base tecnológica. La oferta de IECISA incluye maximizar el valor de las organizaciones, optimizar los resultados e integrar los nuevos modelos de negocio. Su compromiso con la innovación y la calidad han impulsado su proceso de internacionalización y ha potenciado la actividad global de la compañía.

En el área de gestión de la calidad y de prestación de servicios en el sector tecnológico, IECISA ya fue pionera con la implantación de un sistema de gestión de servicios de tecnologías basado en la Norma ISO 20000-1 que le permitió mejorar aspectos estratégicos y operativos. Y hoy vuelve a serlo con la obtención del certificado AENOR de sistemas de gestión para los documentos según la Norma ISO 30301, que la ha convertido en la primera empresa privada española en obtenerlo. Este certificado, que se suma a los ya conseguidos por IECISA en gestión de la calidad ISO 9001 y gestión de seguridad de la información ISO 27001, acredita que sus procesos y servicios de gestión y tratamiento digital, desplegados en el Centro de Servicios Documentales, se realizan garantizando los requisitos de gestión, tratamiento e integridad de los documentos dentro del ciclo de vida de los proyectos de Externalización de Procesos de Negocio (BPO). Es un paso más en el compromiso con la excelencia empresarial que mantiene la consultora tecnológica del Grupo El Corte Inglés.  

1. Disponer de procesos eficientes que obtengan resultados medibles y predecibles.
2. Tener la capacidad de cumplir con los requerimientos de calidad y seguridad que demanda el mercado.
3. Generar valor en los servicios que prestamos a nuestros clientes.

Dentro de esta línea, y con la misión de afrontar los retos de facilitar la transformación digital de nuestros clientes, hace casi una década que la dirección de IECISA decidió impulsar los servicios que se prestaban en sus Centros de Servicios Documentales y acometió la modernización de sus procesos y modelos de gestión. Había llegado el momento de implementar los modelos de calidad y seguridad más exigentes, que permitieran a la consultora ser más competitiva y conseguir altos índices de calidad en los servicios, de acuerdo también a las necesidades de sus clientes.

Para ello, se hacía necesario dotar a los procesos de logística, manipulación, digitalización, indexación, grabación de datos, hosting, custodia y destrucción -ejecutados en todos sus centros- de un modelo de gestión conforme a la Norma ISO 9001. En el año 2009, obtuvimos como consultora tecnológica la Certificación del Sistema de Gestión de Calidad que se extiende paulatinamente a todos los Centros de Servicios Documentales de IECISA. El siguiente paso fue integrar un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, de acuerdo con las Políticas de Seguridad de IECISA, según la Norma ISO 27001, que permitiera disponer de procesos y un modelo de gestión robustos y seguros, lo que se consiguió en 2016.  

Para completar el ciclo de sistemas de gestión, IECISA tiene que implementar un Modelo de Gestión para los Documentos de acuerdo con la Norma ISO 30301. Además, queremos que esta certificación, orientada a la gestión de documentos que genera una organización, se convierta en una herramienta de mejora en la gestión de los documentos que a su vez gestionamos para nuestros clientes. Así nace, en el año 2017, el proyecto ISO 30301 cuyo objetivo es dotar de un Sistema de Gestión Integral de Calidad, Seguridad y para los Documentos que permita a los Centros de Servicios disponer de un sistema completo que combine Políticas de Calidad, de Seguridad y Documentales con las necesidades de tratamiento documental que los clientes depositan en IECISA. En definitiva, consistía en modernizar los tradicionales procesos BPO y convertirlos en soluciones de transformación digital -para los proyectos y para los clientes-, con una nueva metodología al servicio de la gestión de iniciativas digitales en gestión de los contenidos empresariales (ECM).

Dado que IECISA ya disponía de un Sistema de Gestión Integrado con las Normas ISO 9001 e ISO 27001, la implementación de la Norma ISO 30301 no resultó problemática. Se hizo necesario aumentar el actual sistema, integrando tanto la política como los procesos de Gestión para los Documentos. Y puesto que nuestros servicios y proyectos tenían como núcleo de gestión esos procesos, se siguieron utilizando los indicadores de gestión de los que disponíamos y se completaron con los requerimientos ya definidos para su tratamiento: tipologías documentales, características y formatos, tiempos y ubicaciones de custodia, requisitos de accesibilidad, perdurabilidad, etc.

Una vez aprobado el proyecto por parte de la dirección, se realizó una revisión del análisis de contexto y las partes interesadas para, a continuación, realizar otro sobre los requisitos de la Norma ISO 30301. En ese momento se tuvo el plan de trabajo para cubrir aquellos aspectos del modelo que no teníamos contemplados. En paralelo, se desplegó un Plan de Difusión a todos los Centros de Servicios Documentales y áreas de soporte y gestión para dar a conocer el modelo, los objetivos y el plan de trabajo para su implantación. Este proceso contó desde el principio con el liderazgo y apoyo de la dirección de la compañía, imprescindible para el éxito.

El plan de trabajo sobre el sistema documental que da soporte al sistema de gestión se centró en la preparación del Proceso de Creación, Gestión y Control de Documentos sobre el proceso existente creado desde la ISO 9001, actualizando los registros, procedimientos e indicadores. Las actividades se focalizaron tanto en los procesos de creación de documentos de todo el sistema de gestión, como en los requeridos por la ISO 30301, básicamente los apartados 8.2 Diseño de los procesos de gestión documental y 8.3 Implementación de las aplicaciones de gestión documental del Modelo.

Todos los procesos que forman parte de un servicio o proyecto de Tratamiento Documental para nuestros clientes están recogidos en un registro fundamental para nosotros: la Ficha Técnica del proyecto. Este soporte hubo que mejorarlo con la incorporación de:

• Características de las tipologías documentales a tratar (tipos, homogeneidad y estructuras)
• Tiempos de conservación (físicos y lógicos)
• Nuevas hojas de ruta
• Entradas y salidas
• Tipologías de custodias y destrucciones
• Características de activación y accesibilidad

Una vez afrontadas todas estas actividades y realizada la auditoría interna de todo el Sistema de Gestión Integrado, el protagonismo volvió a recaer en la revisión del sistema por parte de la dirección como paso previo a la auditoría de certificación de AENOR. Las fechas elegidas fueron febrero y marzo de 2018. Y en mayo llegó la certificación: la primera en España emitida por AENOR a una empresa privada conforme a la Norma ISO 30301:2011 para su Sistema de Gestión para los Documentos. Esta nueva certificación completa el Sistema de Gestión Integrado de Calidad (ISO 9001), Seguridad (ISO 27001) y Documentos (ISO 30301) implantado en los seis centros de servicios documentales que Informática El Corte Inglés posee en España. Un logro más dentro de la estrategia de diferenciación y especialización en el desarrollo de Infraestructuras digitales para la transformación digital de procesos de negocio impulsada por IECISA.

Contar con un Sistema de Gestión Integrado nos proporciona fundamentalmente confianza y seguridad. Confianza en ser capaces de predecir resultados; en disponer de un sistema de indicadores de producción y gestión en tiempo real; en poder cumplir con los requerimientos y las expectativas de seguridad, calidad y gestión de nuestros clientes; y, sobre todo, en tener la seguridad de que, si algo no funciona de acuerdo a lo esperado, se detectará y corregirá.

Nuestros servicios tienen la gestión de documentos de nuestros clientes, como parte integral y fundamental de nuestras actividades y procesos. Ahora, con la integración de la ISO 30301 contamos con un nuevo eslabón que nos permite reforzar la cadena y ser más eficientes, gestionar riesgos y asegurar la continuidad de negocio. Nuestro fin último es disponer de herramientas que nos permitan capitalizar el valor de nuestros recursos, personales y técnicos, con el objetivo de convertirlos en activos de conocimiento con alto impacto en la satisfacción de nuestros clientes.

Por último, a corto plazo, nuestros pasos irán encaminados a extender la certificación ISO 30301 a todos nuestros Centros de Servicios Documentales.