Compliance sociolaboral: confianza y credibilidad para las organizaciones

El alto volumen de regulación en materia laboral ha incrementado exponencialmente los riesgos en la gestión de las relaciones laborales. El cumplimiento de la normativa en este ámbito permite reducir los riesgos legales, los posibles perjuicios económicos y proteger la reputación corporativa. Además, las organizaciones que apuestan por implantar un sistema de compliance sociolaboral cuentan con una herramienta que puede servir como elemento de prueba de la diligencia debida y la buena fe, minimizando la litigiosidad laboral, aspectos todos ellos que deben regir cualquier relación laboral.

En este escenario, la Norma UNE 19604 Sistemas de gestión de compliance sociolaboral. Requisitos con orientación para su uso, publicada por la Asociación Española de Normalización, UNE, es un hito que ayuda a las empresas a vigilar y gestionar los riesgos derivados de incumplimiento normativo en el ámbito laboral, dando un paso más allá de la legislación.

La Norma UNE 19604 incluye requisitos para que las organizaciones que implanten un sistema de gestión de compliance sociolaboral puedan certificar su cumplimiento por parte de un tercero. Así, AENOR cuenta con la certificación Compliance sociolaboral que se une al resto de soluciones que ofrece AENOR en esta materia, como las certificaciones de compliance tributario, penal o en materia de libre competencia, que se integran en la Plataforma de Confianza: “Especializar la gestión de Compliance”.

Por lo tanto, hay que tomar conciencia de la necesidad que tienen las empresas de organizarse, dedicar recursos, y establecer el compromiso desde la alta dirección para contar con un sistema de gestión compliance sociolaboral eficaz.

Los elementos básicos con los que debe contar un sistema de gestión de compliance sociolaboral son principalmente:

• Conocimiento profundo de la organización y su entorno (realidad laboral y stakeholders).

• Identificación, análisis y evaluación de riesgos (matriz de riesgos: probabilidad vs impacto).

• Gestión y tratamiento de los riesgos evaluados.

• Implementación de controles de cumplimiento: (i) Código de Conducta, (ii) Política de Compliance Laboral, (iii) Canal de denuncias.

• Información y formación (cultura de cumplimiento).

• Sistemas de medición y seguimiento.

• Plan de acciones correctoras en caso de no conformidades.

• Un responsable del sistema de gestión que podrá ser un Labor Compliance Officer y que reporte al órgano de gobierno y cuente con autonomía e independencia; la autoridad y la competencia adecuada; y los recursos necesarios de vigilancia del cumplimiento de las normas.

Pero, ¿qué otras ventajas puede reportar la certificación AENOR de Compliance sociolaboral? Entre otras, sitúa al compliance laboral en un lugar estratégico de la organización en un momento en el que la Agenda 2030 y los objetivos de sostenibilidad, se encuentran en la mesa de cualquier órgano de dirección. La “S” de Social, dentro de las estrategias de ESG de las empresas, continúa siendo uno de los pilares menos reconocidos. El compliance laboral ayuda a cumplir la hoja de ruta de la sostenibilidad, con una visión holística que va más allá del cumplimiento normativo.

Es importante diferenciar entre las ventajas o beneficios que aporta el certificado AENOR de Compliance sociolaboral internamente a la organización y las que aporta externamente. Así, desde el punto de vista interno, se podrían destacar los siguientes aspectos:

• El volumen de obligaciones en materia sociolaboral y su constante actualización requieren del trabajo sistemático de los especialistas en la materia. Es por ello que la Norma UNE 19604 es un modelo al que poder acogerse para ordenar la gestión de esa elevada carga de obligaciones.

• Es una estupenda herramienta para la generación de cultura de cumplimiento, partiendo del impulso y compromiso desde el más alto nivel.

• Aporta un sistema de alertas tempranas, que contribuye a la rápida identificación y evaluación de las nuevas obligaciones, así como a la detección de posibles incidencias y su corrección.

Desde el punto de vista externo, el certificado AENOR de Compliance sociolaboral aporta tres ventajas fundamentales:

• Demostrar ante un tercero que se dispone de un sistema de gestión de Compliance sociolaboral alienado con un estándar. Y que, además, se somete a las auditorias periódicas de un tercero independiente.

• Ofrecer seguridad jurídica y favorece que la empresa pueda mostrar su marco de control y su orientación preventiva ante cualquier incidencia.

• Generar confianza en los grupos de interés.

Una de las cuestiones relevantes, a la hora de implantar y certificar un modelo de Compliance sociolaboral es tener en cuenta el ámbito de aplicación que la propia Norma UNE 19604 define con detalle. El ámbito de aplicación se centra en estos bloques:

• Ejercicio de derechos constitucionales (igualdad y no discriminación)
• Relación individual de trabajo
• Relación colectiva de trabajo
• Protección social
• Cualquier otra obligación que se adquiera voluntariamente

La Norma UNE 19604 indica expresamente que la prevencion de riesgos laborales queda excluida de su ámbito de aplicación, ya que existe una certificación específica de Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de acuerdo con la Norma ISO 45001 que incluye estos aspectos.

• Recibe el impulso y es liderado por el órgano de gobierno.

• Cuenta con un órgano de Compliance, con independencia, autonomía y acceso directo al órgano de gobierno.

• Identifica y evalúa el impacto de las nuevas obligaciones sociolaborales que le pueden afectar.

• Identifica y evalúa los riesgos en materia sociolaboral y establece un marco de control adecuado para mitigar esos riesgos.

• Establece políticas y procedimientos que contribuyen a crear una cultura de Compliance sociolaboral en la organización.

• Ejecuta planes de formación y comunicación acordes a la exposición al riesgo de su personal.

• Dispone de canales de comunicación adecuados para la posible interposición de denuncias, así como de procedimientos garantistas con la correcta investigación de dichas denuncias.

• Reporta periódicamente a los órganos de dirección y de gobierno los aspectos más relevantes del sistema de gestión de Compliance sociolaboral.

Este sistema debe estar siempre orientado a la mejora continua y concretar esa mejora mediante el establecimiento de objetivos e indicadores que permitan medir su evolución. No hay que olvidar que la Norma UNE 19604 habla de “obligaciones” para hacer extensivo el sistema de Compliance sociolaboral no solo a aquellas obligaciones que se desprenden de la legislación sino también a aquellas que la organización adquiere con carácter voluntario.

La certificación AENOR de Compliance sociolaboral de acuerdo con la Norma UNE 19604 marca la hoja de ruta en gestión del cumplimiento laboral, y en SANTALUCIA estamos orgullosos de ser la primera organización en España en alcanzarla. Este proceso ha sido un reto que asumimos con responsabilidad y visión de futuro, conscientes de la necesidad de contar con un sistema de compliance laboral robusto que garantice no solo el cumplimiento normativo, sino también una relación laboral moderna, ética y sostenible.

Nuestro proceso de certificación se desarrolló en cuatro fases bien definidas. En la primera fase, denominada Entendimiento de la norma y su valor añadido, evaluamos el contexto normativo actual, caracterizado por nuevas obligaciones sociolaborales y un mayor riesgo asociado a incumplimientos laborales. Esto nos llevó a tomar la decisión de incorporar un sistema integral de cumplimiento para identificar y mitigar riesgos de manera efectiva, fortaleciendo las relaciones laborales en la empresa.

A continuación, en la segunda fase, realizamos una auditoría GAP en colaboración con la firma ECIJA, revisando nuestros procesos y políticas actuales para evaluar el estado del sistema y su alineación con la Norma UNE 19604. Esta auditoría implicó una “puesta a prueba” de nuestro modelo de compliance, permitiéndonos reconocer áreas de mejora y actualizaciones necesarias para responder de forma efectiva a los nuevos desafíos normativos.

La tercera fase fue clave: Definición del nuevo modelo. Con los resultados de la auditoría, procedimos a la creación de nuevos procesos de gestión, incluyendo mapas de riesgos y de control, y alineamos el modelo con otros sistemas de compliance existentes en la organización. Esto fue fundamental para integrar una cultura de cumplimiento normativo en toda la empresa.

Finalmente, en la cuarta fase, creamos el Comité de Cumplimiento Sociolaboral, un organismo interno que vela por la correcta aplicación de las normas UNE, bajo la supervisión de un directivo en relaciones laborales. Este comité reporta a la alta dirección y asegura una gestión autónoma e independiente del compliance laboral en SANTALUCIA.

La obtención de la certificación AENOR de Complicance sociolaboral ha fortalecido nuestra posición frente a los riesgos laborales, optimizando la prevención y asegurando un cumplimiento normativo efectivo y sistemático. Este logro subraya nuestro compromiso con la excelencia y el cumplimiento en el ámbito laboral, proporcionando seguridad jurídica tanto a nuestros empleados como a la propia organización.