Autoridad Portuaria de Baleares implanta la UNE-ISO 30301

La Autoridad Portuaria de Baleares (APB) es un organismo público con personalidad jurídica y patrimonio propio, dependiente del Ministerio de Fomento, a través de Puertos del Estado, que gestiona los cinco puertos de interés general de las Islas Baleares. En Mallorca, los puertos de Palma y Alcudia; en Menorca el puerto de Maó; el puerto de Eivissa, y el puerto de La Savina en Formentera, con las funciones y competencias señaladas en el Texto Refundido de la Ley de Puertos del Estado y de la Marina Mercante, aprobado por Real Decreto Legislativo 5/2011 de 5 de septiembre.

Por tanto, estamos afectados por la insularidad, tenemos cinco puertos distribuidos entre cuatro islas, por lo que estamos obligados a la trasformación digital, en lugar de la comunicación por papel, valijas, transporte de documentación, etc. Es decir, es necesario el acceso a la información inmediata desde cualquier puerto y desde cualquier isla.

Dentro del Plan Estratégico de Implantación de la Administración Electrónica en la APB (2015-2019) se planteó la contratación de la implantación del Sistema de Gestión Documental y Archivo, según la Norma UNE-ISO 30301. Este contrato fue adjudicado a la empresa RICOH ESPAÑA el 15 de julio de 2016.

En este proyecto participaron, por parte de la Autoridad Portuaria de Baleares como Director de Proyecto Carlos Sánchez; Jefe de Proyecto Jorge Verdejo, quien fue sustituido tras su jubilación por Javier Segovia; y Pedro Bauzá, Ingeniero en Informática y Responsable de la Oficina Técnica de Gestión Documental; Miguel Ángel Fernández, Consultor de AIX Consulting, y en la convivencia con la Norma ISO 9001 Jorge Martín Jiménez. Por la empresa RICOH el Director de Proyecto, Javier Díaz, la Jefa de Proyecto. Mery García, y la Consultora principal Carlota Bustelo, que garantizaron la buena marcha hacia el objetivo de implantar el sistema de gestión documental certificado según la Norma UNE-ISO 30301, integrando todos los procesos de negocio de la APB que dispusieran de aplicaciones integradas con el Sistema de Gestión para los Documentos.

Se trata, por tanto, de la implantación de los mecanismos necesarios para obtener la certificación de la Norma UNE-ISO 30301. Para ello se deberán realizar las tareas de planificación, definición y ejecución de la gestión documental de la entidad teniendo en cuenta todo el ciclo de vida de los documentos, tanto en formato papel como electrónico, desde su creación, recepción y registro, hasta su archivo y transferencia a otros sistemas de almacenamiento o eliminación, teniendo en cuenta los preceptos de la Ley 39/2015 y la Ley 40/2015.

En primer lugar, se realizó un estudio de la situación existente en la APB en cuanto a gestión documental y archivo, y de ahí una propuesta del marco organizativo que había que desarrollar. Por ello fue preciso, por una parte, definir las políticas de gestión documental, aprovechando las sinergias de los sistemas ya implantados de gestión de la calidad ISO 9001 y gestión ambiental ISO 14001.

Posteriormente se definieron los procesos y procedimientos, dentro del marco organizativo existente, y se elaboraron las instrucciones de trabajo, guías, manuales, documentación que se realiza en función de las necesidades observadas en gestión del cambio.

Obviamente era necesario, a la par, definir los requisitos de la plataforma tecnológica que permitiera gestionar la documentación (tanto electrónica como en papel) y que diera soporte tecnológico a todo el marco organizativo. Las tareas realizadas fueron:

1. Establecer la arquitectura/modelo de componentes que tenía que tener la plataforma tecnológica (basada en la plataforma Alfresco) para gestionar todo el ciclo de vida de la documentación.
2. Establecer los requisitos que deberían cumplir los distintos módulos de la arquitectura: Document Manager, Record Manager, herramienta de digitalización, interfaces entre componentes, gestión de la documentación en papel, copias auténticas... igualmente tanto los requisitos funcionales, como los no funcionales (entre ellos el dimensionamiento de todos los sistemas involucrados) y los de integración.
3. Desarrollo y revisión de los componentes archivísticos que permitieran gestionar toda la documentación de la entidad. Concretamente se desarrollaron los siguientes componentes: modelo documental y esquema de metadatos, cuadro de clasificación de toda la documentación de la entidad, series documentales y tablas de valoración para cada serie documental.
4. Implementación del sistema. Puesta en funcionamiento del modelo organizativo y de los componentes archivísticos sobre la plataforma tecnológica implantada.
5. Gestión del cambio y formación. No hay que olvidar que la organización precisa digerir el cambio de mentalidad de “papel” a documento electrónico, realizando las actuaciones formativas necesarias a los usuarios finales, a los diferentes departamentos y al equipo de gestión de la documentación.
6. Todo ello dentro del marco metodológico preciso para la obtención de la Norma UNE-ISO 30301, que nos obligaba a seguir un método de trabajo, a realizar una auditoría interna y externa de los procedimientos y métodos, y, una vez obtenido el certificado UNE-ISO 30301, a una mejora continua de cumplimiento.
7. El alcance de la certificación UNE-ISO 30301 cubre los procesos relacionados con la convocatoria y ejecución de los Consejos de Administración; procesos de facturación a clientes; procesos de gestión de fianzas y certificaciones; procesos de contratación; procesos de documentación y supervisión de los Sistemas de Gestión.

Disponer de un Sistema de Gestión integrado de Calidad y Medio Ambiente, certificado según las Normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015, ha facilitado la implantación del Sistema de Gestión para los Documentos debido a que gran parte de los procedimientos y estructura requeridos en la UNE-ISO 30301 estaban ya implantados en la APB. Ha sido necesario adaptar gran parte de los procedimientos existentes para adaptarse a esta nueva norma, pero la APB ya tenía interiorizados y asimilados gran parte de ellos desde que en 2015 fue certificado el Sistema de Gestión de Calidad.

El Sistema de Gestión Documental implantado en la APB ha sido diseñado con total capacidad de adaptación a nuevos requisitos normativos, pensando en el futuro:

• Adaptación/ampliación de cuadros de clasificación
• Adaptación a norma de calendarios de conservación y políticas de clasificación
• Adaptación a nuevos requerimientos del modelo documental y del esquema de metadatos

Asimismo, se crea la Oficina Técnica de Gestión Documental como objetivo estratégico de la APB. Las tareas de esta oficina, cuyo responsable es el Ingeniero en Informática Pedro Bauzá, son realizar el estudio de la necesidad de nuevas series documentales; revisar las fichas con los departamentos responsables de la mismas; realizar los ajustes necesarios en las fichas para adaptarlas a las necesidades; dar de alta los procedimientos en SIA (requisito del Sistema de Gestión Documental); dar de alta el procedimiento en el Sistema de Gestión Documental; realizar el seguimiento de la integración de la aplicación de gestión con el Sistema de Gestión Documental; revisar los documentos que se almacenan en el Sistema de Gestión Documental y sus tipologías; activar la retención de documentos en producción; pasar a producción los nuevos procedimientos; y llevar a cabo la revisión continua de los documentos custodiados.

De forma sucinta se detallan los hitos que hay previsto alcanzar:

• Dar de alta de forma masiva todas las series documentales en SIA (en progreso)
• Dar de alta todas las series documentales en el Sistema de Gestión Documental
• Integrar (revisando y ampliando/reduciendo) todas las series documentales con aplicaciones de gestión de expedientes. Mediante la aplicación de gestión de expedientes RIPEA y otras aplicaciones departamentales (durante los próximos dos años)
• Integrar el proceso de digitalización con el Archivo Electrónico (en progreso)
• Distribución automática de asientos registrales (realizando ajustes)
• Continuar con la formación de los usuarios

El objetivo final es la transformación digital completa de la APB eliminando el uso del papel como soporte de sus documentos, realizando esto para todos los procesos y documentos, siguiendo la metodología impuesta por la mejora continua de la certificación UNE-ISO 30301.

¿Y cómo lo estamos haciendo? Integrando los procedimientos de negocio con el SGD mediante aplicaciones departamentales o gestores de expedientes genéricos; e incluyendo en el flujo de documentos electrónicos los procesos de la APB (tramitación, registro, distribución, gestión de expedientes, notificación electrónica…).

En primer lugar, cabe destacar que uno de los principales beneficios de la implantación de un Sistema de Gestión Documental de acuerdo con la Norma UNE-ISO 30301 es que facilita la eficiencia en la gestión documental, de forma que permite controlar mejor los documentos asegurando que estos sean fiables, auténticos, íntegros y conformes. De esta forma, se facilita la toma de decisiones, la mejora continua y el cumplimiento de la legalidad vigente.

Por otra parte, permite el control de la información documentada de las actividades y procesos del negocio y permite una evolución tecnológica y desarrollo digital de la organización alrededor del Sistema de Gestión Documental.

Y, por último, nos permite evitar la dispersión y diversidad de origen de los documentos.

Una de las principales ventajas de estar certificados con la Norma UNE-ISO 30301 es que nos ayuda a apoyar el enfoque de negocio de la Dirección, y la actividad del responsable de gestión, así como a una mejora continua del Sistema de Gestión para los Documentos y de los procesos integrados con él.

Permite disponer de una gestión normalizada, con políticas alineadas y un control de riesgos integrado. Garantizando que se cumplan todos los requisitos de negocio, legales, etc.

Y, por último, la certificación nos permite que auditores externos verifiquen que el Sistema de Gestión para los Documentos está correctamente implantado y, de esta forma, generar confianza tanto interna como externamente.