Cinco claves para formarse como auditor de sistemas de gestión

Los sistemas de gestión de las organizaciones deben verificarse a intervalos planificados y periódicos con objeto de comprobar si son eficaces y se obtienen los resultados esperados. A este proceso se le conoce como auditoría. La auditoría es una de las herramientas de mejora más potentes con las que cuenta una organización para mejorar sus prácticas de gestión: sus procesos, la gestión ambiental de sus actividades, la seguridad y salud en el trabajo, la gestión de la I+D+i, etc. Y el auditor es la persona con la competencia necesaria para llevar a cabo las auditorías. Esta competencia se basa en una educación, formación o experiencia adecuadas. Además de conocer las normas de referencia, el auditor tiene que tener unos conocimientos y habilidades que le permitan afrontar las diferentes situaciones que pueden presentarse durante el proceso de auditoría (ver figura 1).

El éxito de la auditoría depende de las personas que la lleven a cabo. Los auditores contribuirán a la optimización de recursos y la reducción de costes, obteniendo el máximo beneficio del proceso de auditoría y convirtiéndolo en una verdadera herramienta para la mejora. Para convertirse en auditor de sistemas de gestión y adquirir esta competencia necesaria, hay que estar adecuadamente formados. En este artículo se indican las cinco claves que debe reunir un buen curso de formación de auditores.

Desde un punto de vista teórico, un curso de auditor debe estar diseñado pedagógicamente y abordar dos aspectos fundamentales:

La metodología para la realización de auditorías. Para ello, el contenido del curso debe explicar las directrices establecidas en la Norma UNE-EN ISO 19011:2018 Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión donde se describen los principios en los que se basa una auditoría, cómo gestionar el programa de auditoría y cómo realizar la auditoría: el contacto inicial con el auditado, la planificación de la auditoría, la reunión inicial, las técnicas y metodologías para buscar evidencias, la correcta redacción de los hallazgos encontrados, la elaboración del informe de auditoría y cómo conducir la reunión final con el auditado.

Además, el curso debe desarrollar los criterios para definir la competencia y evaluación de los auditores, así como de otras personas que participen en el proceso de auditoría como guías, observadores o expertos técnicos.

Los criterios para auditar la norma de referencia. Es importante que el curso muestre la norma desde el punto de vista del auditor; esto es, los alumnos deben aprender a conocer cómo buscar evidencias y cuáles se consideran válidas para dar cumplimiento a los distintos requisitos de la norma auditada y, por tanto, conocer cuáles no son prácticas conformes que derivarían en una no conformidad. Por ello es muy importante tener conocimientos de las normas que se quieran auditar antes de realizar una formación de auditor, ya que el objetivo del curso es adquirir la competencia necesaria para poder evaluar el grado de cumplimiento del sistema de gestión con las normas de referencia, es decir, saber cómo auditar los requisitos de las normas, así como aportar mejoras al sistema de gestión.

Otra de las claves para el éxito de un curso de formación de auditores es que sea eminentemente práctico. Y es que, la mejor manera de aprender la metodología de la auditoría, así como la interpretación de los criterios para auditar una norma es a través de la práctica. La auditoría es un proceso peculiar para aquellas personas que no lo hayan visto o experimentado con anterioridad. Por este motivo, en el aula hay que tratar de simular al máximo este proceso mediante ejercicios prácticos en los que se realicen programas y planes de auditoría, se analicen documentaciones preparadas con fines pedagógicos, se detecten y redacten no conformidades y se elaboren informes finales de auditoría. A través de la proyección de videos que muestran cómo conducir las reuniones iniciales de auditoría o cómo aplicar las técnicas para buscar evidencias, y mediante la realización de role play de auditoría, los alumnos tienen la oportunidad de adquirir conocimientos y poner en práctica las técnicas aprendidas actuando como auditores.

De la habilidad del auditor en el trato con las personas auditadas depende en gran parte el éxito de la auditoria. El trabajo del auditor consiste en comprobar si el objeto de su análisis (producto, proceso, sistema, etc.) se ajusta o no a unos criterios de referencia. Para ello, actúa en distintos lugares y se relaciona con personas diferentes, por lo que debe contar con unas habilidades personales que le permitan ejecutar su trabajo con acierto.

El auditor debe centrarse en hechos objetivos y no en elementos subjetivos. Su fin no es únicamente detectar incumplimientos, sino generar hallazgos sobre el grado de cumplimiento y poner de manifiesto las oportunidades de mejora, los puntos débiles, los puntos fuertes, etc.

La esencia de un buen auditor es su destreza para revelar hechos significativos de forma rápida, transmitiendo al auditado que la auditoría es beneficiosa y aporta valor a la empresa. La base es una comunicación eficaz, tanto verbal como escrita, y considerando siempre la importancia de la comunicación no verbal adecuada a cada momento. Al margen de unas cualidades personales deseables para el auditor, el curso de formación de auditores debe posibilitar el desarrollo de las habilidades necesarias mediante la adecuada práctica de la capacidad de organización y de comunicación de las personas que van a realizar las auditorías.

Los docentes tienen que ser expertos en la materia, por tanto, tratándose de un curso de formación de auditores, deben ser auditores con amplia experiencia en la realización de auditorías y un profundo conocimiento de las normas de referencia. En este sentido, AENOR, como empresa líder en la evaluación de la conformidad, cuenta con los mejores auditores jefe, expertos profesionales, perfectos para impartir esta materia tan específica. Este equipo docente puede estar también formado por consultores especialistas no sólo en la implantación de sistemas de gestión, sino también en la realización de auditorías internas. En cualquiera de los casos, estas personas combinan su conocimiento como auditores con reconocidas cualidades docentes. Estos profesionales compatibilizan sus actividades como auditores externos o sus proyectos de consultoría y auditoría interna con la difusión de conocimientos en la materia a través de los cursos de formación.

El perfil de los docentes va a enriquecer los contenidos teóricos y prácticos con la realidad de la auditoría, así como transmitir las cualidades personales que debe reunir un auditor y contribuir al desarrollo de las habilidades específicas de auditoría de los alumnos.

La última clave que hay que considerar para seleccionar el mejor curso de formación de auditores es su reconocimiento, tanto de la entidad que lo imparte como del propio curso de formación. AENOR es una empresa reconocida por proporcionar confianza y rigor en sus actividades tanto en la certificación o evaluación de la conformidad, como en la formación y la venta de publicaciones y normas.

En AENOR se contribuye a la transformación de la sociedad creando confianza entre organizaciones y personas y se nos reconoce en el mercado como fuente de conocimiento. Desde AENOR Formación se contribuye a esta trasformación mediante la difusión de conocimientos técnicos y especializados. Prueba de ello es que en los últimos 25 años ha formado a más de 95.000 profesionales con unos resultados de satisfacción excelentes.

Los cursos de formación de auditores de AENOR pueden contar con un doble reconocimiento. Por un lado, para todos los cursos de formación de auditores se emite un certificado de AENOR como auditor. Y, por otro, cuentan con el reconocimiento de IQNet, que es la mayor red internacional de organismos de certificación de sistemas de gestión (para aquellos cursos en los que ha desarrollado un esquema de reconocimiento). Esto añade un claro valor y presencia internacional a las titulaciones emitidas por AENOR y facilita el acceso de los alumnos a nuevos mercados.

En definitiva, el diseño adecuado de los contenidos teóricos de un curso de formación de auditores y la realización de ejercicios prácticos, junto con la amplia experiencia aportada por los docentes, constituyen las bases fundamentales para garantizar el éxito de la formación y para que el alumno adquiera las habilidades y conocimientos necesarios para convertirse en auditor. Todo ello avalado por unas titulaciones emitidas con el reconocimiento nacional e internacional que ofrece AENOR como entidad de prestigio.