La implantación de tecnologías y metodologías como BIM, IoT e Inteligencia Artificial está facilitando la realización de auditorías en remoto en el sector de la construcción. El Consejo Asesor para la Certificación de las Empresas Constructoras (CACEC), creado en AENOR, ha elaborado una guía práctica que incluye recomendaciones sobre cómo abordar los diferentes procesos de las auditorías de los sistemas de gestión en estas empresas mediante el uso de las Tecnologías de la Información y Comunicación.
Beatriz Castro
Coordinadora Técnica de Certificación
AENOR
Los procesos de auditoría juegan un papel fundamental en los sistemas de gestión de las organizaciones. Las auditorías internas se consideran herramientas fundamentales de la evaluación del desempeño, ya que proporcionan información sobre la conformidad del sistema de gestión, su grado de implantación y la eficacia en su mantenimiento. Asimismo, constituyen una de las principales vías de reporte a la Dirección sobre todos aquellos aspectos relevantes del sistema.
Por su parte, las auditorías externas permiten demostrar ante un tercero que las organizaciones que certifican un sistema de gestión lo han implantado para los aspectos pertinentes de sus actividades, productos y servicios, en línea con lo establecido en sus políticas y los requisitos de la norma objeto de certificación.
La situación extraordinaria provocada por la pandemia del COVID-19 obligó a todos los agentes involucrados en los procesos de auditoría a desarrollar métodos alternativos a los tradicionales para poder continuar realizando estos trabajos con el rigor y la calidad que los caracteriza. Así, la realización de auditorías en remoto fue una de las metodologías usadas por empresas de todos los sectores para culminar con éxito este proceso.
Guía práctica
Las empresas del sector de la construcción se caracterizan por disponer de una amplia dispersión geográfica, no solo de centros fijos como oficinas, parques de maquinaria, plantas de fabricación de hormigón, etc., sino también de centros temporales como pueden ser las diferentes obras de construcción y los contratos de prestación de servicios.
En este contexto, un grupo de trabajo del Consejo Asesor para la Certificación de las Empresas Constructoras (CACEC) , en el que ha participado AENOR, SEOPAN, ANCI, así como diferentes empresas constructoras asociadas, ha elaborado la Guía para la realización de auditorías en remoto en empresas constructoras con el objetivo de facilitar a las organizaciones de este sector la realización de auditorías en remoto. Se trata de un documento en el que se establecen recomendaciones sobre cómo los agentes involucrados en una auditoría de sistemas de gestión de una empresa constructora pueden abordar su realización mediante el uso de las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC).
La Guía para la realización de auditorías en remoto en empresas constructoras es un documento eminentemente práctico, en el que se detallan todos los requisitos que deben tenerse en cuenta para plantear la auditoría total o parcialmente en remoto, así como todas las opciones posibles para su realización. De este modo, se pueden obtener las evidencias objetivas necesarias para poder asegurar el cumplimiento de los requisitos de la auditoría.
Análisis de viabilidad, el punto de partida
Las premisas fundamentales para poder desarrollar con éxito una auditoría en remoto parten de un análisis de los siguientes procesos:
- Analizar su viabilidad. Este análisis constituye el punto de partida para poder plantear la realización de una auditoría parcial o totalmente en remoto.
- Asegurar la confidencialidad, seguridad de la información y protección de los datos necesarios para el desarrollo de la auditoría.
- Analizar los riesgos de la realización de la auditoría total o parcialmente en remoto.
El sector de la construcción ha apostado claramente por el uso de las nuevas tecnologías, lo que le ha permitido afrontar la realización de auditorías en remoto y desarrollar estos procesos con la eficacia y exigencia requerida.
La aplicación de técnicas avanzadas por parte de las empresas constructoras ha sido un hito clave para la realización de sus auditorías en remoto. Además del uso de software y hardware estandarizado, el sector está inmerso en una evolución digital, basada en tecnologías emergentes que está transformando sus modelos de negocio.
La implantación de nuevas tecnologías y metodologías como el BIM (Building Information Modeling), LSP (Last Planner System), Internet de las Cosas (IoT), Realidad Aumentada, Realidad Virtual, Inteligencia Artificial, Big Data o Robótica, entre otros, es ya una realidad en el sector que está generando un cambio en la forma de afrontar la realización de las auditorías.
Por todo ello, la viabilidad de las auditorías en remoto en las empresas del sector de la construcción dependerá de dos factores clave:
- Disponer de las TIC necesarias para poder visualizar no solo documentos, y registros sino también la ejecución de sus actividades en tiempo real.
- Disponer de una conexión on line de calidad. El uso de las TIC requiere de una señal estable y lo suficientemente rápida y potente como para poder acceder a las evidencias requeridas durante el proceso de auditoría.
Apuesta por la digitalización
Uno de los aspectos que ha favorecido la realización de auditorías en remoto en el sector de la construcción ha sido su digitalización. Disponer de plataformas específicas de gestión de la documentación facilita la realización de las auditorías en remoto pudiendo acceder a la documentación y los registros necesarios de un modo unificado. Por otro lado, el uso de las TIC que permiten la observación directa de la actividad se ha mostrado como una de las herramientas fundamentales para la realización de las auditorías en remoto en el sector.
La digitalización del sector y la posibilidad de acceder a los documentos y registros del sistema a través de plataformas específicas, junto con el uso de las TIC que permiten la observación directa de la actividad a través de medios digitales, ha logrado hacer viables las auditorías en remoto en el sector de la construcción.
El aseguramiento de la confidencialidad, seguridad de la información y protección de datos es un aspecto crítico en el uso de las TIC para la realización de auditorías en remoto, determinados acuerdos pueden ser requeridos para cumplir con la legislación y normativa aplicable en la materia. Las empresas constructoras disponen de políticas y protocolos específicos que son conocidos y respetados por todos los intervinientes en el proceso de auditoría.
Disponer de plataformas específicas de gestión de la documentación facilita la realización de las auditorías en remoto: permite acceder a la documentación y registros necesarios de un modo unificado
Analizar los riesgos
Asimismo, la clave para poder evaluar la pertinencia de la realización de una auditoría parcial o totalmente en remoto es el análisis de riesgos. Se deben identificar, analizar y gestionar los riesgos que puedan afectar al logro de los objetivos previstos de la auditoría. El resultado del análisis de riesgos determinará si es posible o no realizar la auditoría total o parcialmente en remoto.
El sector de la construcción presenta una serie de riesgos específicos derivados de su actividad que es necesario contemplar y analizar para poder decidir el método de auditoría. En algunos casos las obras pueden estar localizadas en entornos con baja conexión a internet o con un escaso grado de digitalización de la información. Por otro lado, alguna de las TIC puede requerir de un alto grado de conocimiento y capacitación para su uso. Por último, también es de vital importancia disponer de los recursos adecuados para poder visualizar las actividades en tiempo real.
Por lo tanto, para poder cumplir con los objetivos de la auditoría mediante el uso de TIC es fundamental no solo que se disponga de la tecnología necesaria, sino que todo el personal involucrado sepa cómo utilizarla.
El éxito de las auditorías en remoto realizadas durante todo este periodo de tiempo, junto con la evolución tecnológica de las organizaciones, nos permite aventurar que esta solución, surgida de una necesidad, ha venido para quedarse.
LA REVISTA DE LA EVALUACIÓN DE LA CONFORMIDAD
