Claves de la digitalización en la gestión de prevención de riesgos laborales

En plena era digital y en la denominada cuarta revolución industrial, los datos están ocupando una posición cada vez más relevante en la toma de decisiones. Uno de los campos donde están tomando mayor importancia es en el ámbito empresarial, donde diferentes herramientas se utilizan para transformar esa información que proporcionan los datos en conocimiento. Este conocimiento permite mejorar la toma de decisiones y realizar acciones como segmentación de clientes, optimización de la producción o desarrollo de nuevos productos y su incorporación al mercado.

Aunque es común relacionar este tipo de herramientas con el área del negocio, la realidad es que se pueden utilizar en cualquier ámbito, como ya se está haciendo en el campo de la medicina y servicios sociales. Esta flexibilidad hace que se usen en cualquier campo que genere datos, como es el caso de la prevención de riesgos laborales donde su uso contribuiría a la reducción de accidentes y aumento del bienestar de los trabajadores. La digitalización de los datos supone un avance y un cambio en los sistemas de gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. Y es que permite tomar decisiones y definir acciones preventivas alejadas de los métodos tradicionales, basados en técnicas reactivas donde las medidas preventivas se toman después de la ocurrencia de accidentes o desviaciones preventivas; y definir un nuevo marco de intervención, sustentado en la implantación de medidas proactivas que se anticipen a posibles accidentes a través del análisis de tendencias y detección de áreas de mejora.

Llegados a este punto, es obvio preguntarse qué valor pueden aportar las técnicas de análisis de datos al mundo de la prevención. Partiendo de la base de que estas estrategias sirven para recopilar, analizar y visualizar información, los principales beneficios de su implantación son:

• Combinar el estudio de datos internos con información de fuentes externas.
• Permitir un análisis multidimensional mejorando el análisis de causas.
• Realizar medición y seguimiento de los datos e indicadores en serie temporales, lo cual permite identificar tendencias e inferir tendencias ocultas.
• Trasformar y tratar los datos de forma que permita un análisis predictivo.
• Visualizar toda esta información de una manera gráfica e interactiva.

Una idea básica es que un proyecto de análisis de datos se puede llevar a cabo por cualquier organización, ya que en la actualidad existe una democratización de las herramientas de análisis de datos. El avance de las nuevas tecnologías ha permitido el abaratamiento de los costes, emergiendo en el mercado una gran variedad de soluciones donde se pueden encontrar diferentes tipologías más accesibles económicamente; así como la aparición de otras de código abierto (y por lo tanto gratuitas) que permiten a cualquier organización implantar estas metodologías, independientemente de su tamaño o actividad, obviamente dimensionada en función de sus características, necesidades y presupuesto.

Por otro lado, a la hora de comenzar a utilizar estas metodologías, lo primero que hay que conocer y tener presente es qué se pretende conseguir y, así, poder definir las líneas de actuación. Será necesario, por tanto, definir aspectos como sobre qué riesgos se quiere trabajar, qué información se necesita conseguir o qué procesos tienen una relación directa con los objetivos que hay que conseguir y su trazabilidad con la prevencion y el bienestar.

Una vez acotado el marco de actuación, hay que conocer qué información y datos relevantes se necesitan. A partir de este punto en necesario realizar un doble trabajo. Por un lado, identificar qué información y datos se están ya generando. En este sentido muchas organizaciones recopilan datos procedentes de fuentes tanto internas como externas necesarias para su gestión, pero que no son analizados. Y, por otro, definir qué datos se podrían aportar para mejorar el análisis y determinar cómo generar estos datos. A continuación, se muestran algunos ejemplos de datos.

Actos y situaciones inseguras. Son una de las principales causas de accidentalidad, así como un riesgo potencial. Realizar un seguimiento, medición y análisis de estas situaciones derivadas de diferentes fuentes (informe de investigación de accidentes, observaciones preventivas, auditorías, inspecciones de trabajo, informes de coordinadores seguridad y salud, actas de Comités de Seguridad y Salud, reuniones de coordinación de actividades empresariales, reclamaciones de clientes y trabajadores en materia de seguridad, etc.) ayuda a determinar las desviaciones con mayor probabilidad de ocurrencia enmarcadas en el contexto de la actividad relacionada. Al margen de los registros que se crean de forma independiente, como actas de reuniones o inspecciones, se pueden generar datos propios a través de aplicaciones en tabletas, teléfonos móviles, etc.

Mantenimiento de máquinas y equipos de trabajo. Monitorizar tanto los mantenimientos correctivos como preventivos permitirá optimizar el funcionamiento y reducir la exposición a riesgos asociados con reparaciones y funcionamientos defectuosos. Registrar las intervenciones realizadas, a través de aplicaciones informáticas, para su análisis o la colocación de sensores son vías habituales para obtener datos.

Control y gestión de flotas por GPS e infracciones de tráfico. Con la instalación de dispositivos GPS en los vehículos se obtiene información en tiempo real. Esta información queda registrada de forma que se pueden obtener informes periódicos para un posterior análisis que permita definir rutas más seguras, reducir infracciones de tráfico, optimizar tiempos de carga y descarga, adecuar la velocidad, reducir el número de averías, etc.

Análisis de sentimiento en redes sociales. A través del análisis de las redes sociales con soluciones informáticas (Twitter, Facebook, etc.) se pueden detectar quejas y reclamaciones de usuarios o clientes. En muchas ocasiones las opiniones de las partes interesadas no llegan directamente a las organizaciones, sin embargo, los medios de comunicación masiva se convierten en herramientas de fácil acceso para emitir estas denuncias. Realizar este seguimiento se convierte en una metodología proactiva de detección de incumplimientos.

Seguimiento a contratistas. Es habitual que las organizaciones externalicen parte de sus procesos. Será importante realizar un seguimiento de los contratistas que realizan estos procesos con la finalidad de determinar su conducta preventiva e identificar aquellos contratistas que necesitan un mayor seguimiento preventivo. Al igual que la anterior, se puede realizar un análisis en redes sociales sobre la percepción de estos datos antes de su contratación.

Datos de fuentes externas. Una tendencia que está tomando cada vez más relevancia es publicar y compartir datos. En este sentido se pueden encontrar tanto organismos públicos como organizaciones privadas que comparten sus datos en Internet y que pueden ser utilizados libremente, así como analizados en relación con los datos internos generados por la organización. Un análisis de estos datos puede ser de ayuda tanto para identificar tendencias de siniestralidad en un mismo sector como predecir condiciones inseguras.

Reputación de la organización en Redes Sociales. Desde la perspectiva psicosocial tiene gran relevancia trabajar en una organización reconocida socialmente y que trabaja con los mismos valores que sus empleados. Esto aumenta el sentido de pertenencia y compromiso con la empresa, lo que se traduce en un incremento de productividad, bienestar laboral, así como un motor que genera iniciativas e ideas.

Absentismo por contingencia común. Conocer la tipología de absentismo por grupo de diagnóstico puede ser de gran valor a la hora de identificar posibles consecuencias psicosociales del trabajo.

Estudios epidemiológicos. El seguimiento realizado a la salud de los trabajadores a través de la medicina del trabajo permite detectar futuras patologías, trabajar por un envejecimiento activo o instruir en hábitos de vida saludables.

Datos generados por dispositivos wearables. Estos dispositivos generan datos sobre la actividad extralaboral de los trabajadores, tales como actividad física o patrones de sueño que ayudan a definir el perfil epidemiológico de las organizaciones.

Una vez seleccionados los datos hay que tener en cuenta, que por sí solos no aportan valor, se deben transformar, trazar y analizar para que se conviertan en conocimiento. Para ello es necesario definir una buena arquitectura y, como ya se ha comentado anteriormente, en el mercado existen una variada tipología de soluciones. Para realizar la selección es conveniente analizar determinados conceptos que habrá que tener en cuenta para determinar la herramienta que responde mejor a las nuestras necesidades. Así se deberá tener en consideración:

• El volumen y cantidad de datos. Una pequeña organización o pyme no necesitará herramientas de gran potencia, dado que los datos que maneja no serán del volumen y variedad de una gran organización multinacional.
• El formato de los datos, ya que pueden presentarse estructurados, no estructurados o semiestructurados.
• El tipo de técnica que se quiere aplicar al procesamiento de datos, por ejemplo, predictiva, analítica o informe.
• El tipo de análisis que hay que realizar, es decir, analizar datos en tiempo real o un histórico de datos (streming o batch).

Tan importante como el análisis de los datos es medir la consecución de los objetivos marcados, para lo que es preciso definir los indicadores adecuados. Es de gran ayuda diseñar un Cuadro de mandos que contenga, no únicamente indicadores de siniestralidad, sino que tenga en cuenta indicadores del conjunto de la organización y aportados por diferentes departamentos. Cada organización definirá que indicadores y relación entre ellos serán importantes a la hora de medir el desempeño en seguridad y salud, así como el éxito del análisis de datos. En este sentido, el Instituto Nacional de Seguridad, Salud y Bienestar en el Trabajo (INSST) proporciona ejemplos de indicadores en su guía de buenas prácticas NTP 1014 (ver tabla 2).

Fuente: Guía de buenas prácticas NTP 1014 del Institito Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo

Desde el punto de vista que se acaba de describir, la prevención de riesgos se convierte en una disciplina horizontal presente en muchas de las áreas y actividades de las organizaciones dando respuesta a la integración preventiva a través de una colaboración bidireccional entre la prevención y el resto de los departamentos. Desde esta perspectiva, la prevención contribuye no solo a la disminución de la siniestralidad, sino también se presenta como un área de negocio dado que permite, entre otros aspectos colaborar con el aumento de la productividad mejorando procesos productivos; aumentar el bienestar laboral y la mejora de la reputación permitiendo la retención y atracción de talento; reducir costes derivados de sanciones, aseguradoras, bajas laborales, etc.; y mejorar la satisfacción de clientes al aumentar la calidad de los productos y servicio ofrecidos.

Esta visión del papel de la prevención en el marco empresarial toma su forma a través de la nueva Norma ISO 45001:2018, donde se recoge la necesidad de incorporar la prevención en la estrategia empresarial de las organizaciones, visibilizando el papel cada vez más importante y estratégico de la prevencion en la consecución de los objetivos de más alto nivel.

SEMI, que este año celebra 100 años desde su fundación, ha demostrado su versatilidad y capacidad de adaptación a los cambios a lo largo de toda su historia. En los últimos años, hemos abordado una profunda transformación tanto en los compromisos como en el análisis de la información en materia de seguridad. Estos cambios nos han permitido alcanzar unos índices de accidentalidad muy por debajo del sector. En los últimos tres años hemos reducido los accidentes con baja más de un 71 % y sin baja un 66 %; hemos reducido nuestro índice de frecuencia un 90 % y casi un 70 % el índice de gravedad.

Son varias las líneas de actuación sobre las que hemos trabajado intensivamente. Enmarcadas en los ejes liderazgo, capacitación, supervisión y análisis, las tecnologías de la información nos ayudan diariamente a gestionar y analizar la información para la mejora continua. Sobre el eje de la mejora de liderazgo y supervisión, en 2018 sólo en España realizamos casi 10.000 inspecciones en campo y documentamos diariamente un control previo de cada operación. Únicamente mediante el análisis de las incidencias detectadas en las inspecciones (aproximadamente el 5 % del total) fuimos capaces de implementar más de 500 acciones correctivas o correcciones puntuales. Esto es, en al menos 500 ocasiones fuimos capaces de observar y corregir (y evitamos con toda probabilidad) algún tipo de accidente o lesión.

Actualmente, en la era de las tecnologías 3.0, abordamos una nueva transformación digital aplicada a la seguridad que nos permitirá optimizar nuestra gestión, profundizar en el análisis de datos e integrar la información de todas nuestras operaciones. Con un doble objetivo ambiental y de seguridad, la nueva app propia +S (+Seguridad, +Seguros, +SEMI) agilizará este proceso (hasta ahora realizado en papel y con hojas de cálculo convencionales) y nos permitirá visualizar, controlar y analizar mejor lo que nos sucede para adoptar soluciones rápidas que minimicen la exposición al riesgo de nuestros trabajadores.

La sobrecarga de información y la incapacidad para su análisis, máxime en el área de la seguridad, genera inmovilismo en las organizaciones y una pérdida del enfoque preventivo, así como una falsa sensación de “seguridad”. En SEMI, la digitalización no está planteada como una mera eliminación del papel o un repositorio documental que evidencie el cumplimiento de esta importante obligación societaria, sino que es una herramienta para facilitar y mejorar la gestión de la información. Debemos humanizar los números y trabajar sobre las premisas de que, desde los departamentos de prevención “no evidenciamos, documentamos, archivamos o describimos”, sino que “investigamos, analizamos y prevenimos”. La tecnología debe optimizar nuestro tiempo, permitir simplificar las tareas de análisis y facilitar la toma de decisiones. Pero, sobre todo, agilizar las correcciones y acercarnos a la realidad del trabajo.

Sabemos que no existen herramientas digitales ni fórmulas magistrales que garanticen el éxito; pero sí el trabajo constante dirigido a aprender y mejorar cada día. Esta creencia nos permitirá acercarnos a nuestro objetivo último de excelencia de “cero accidentes”. Queda trabajo por hacer: cada día, en cada obra y con cada trabajador.