Certool ahora en cloud

El proceso integral de transformación digital por el que todas las organizaciones con vocación de permanencia están apostando para ser más competitivas afecta a todas las áreas organizativas. Y los sistemas de gestión, lógicamente, son una parte importante de ellas. Certool, el software de AENOR que facilita la digitalización de procesos y sistemas permitiendo así una gestión más eficiente, es una herramienta que se acaba de actualizar precisamente para ayudar a las organizaciones a conseguir una efectiva transformación digital de los procesos y sistemas de gestión.

Ahora este software se proporciona bajo la modalidad “software como servicio” (SaaS), un modelo de distribución de software a través de Internet. De esta forma, la organización que implanta Certool alquila el uso del software para su organización y los usuarios se conectan a él a través de Internet mediante un explorador web. El soporte lógico y los datos se alojan en los servidores de la empresa proveedora, AENOR, y es esta la que se encarga de administrar el hardware y el software, y de garantizar la disponibilidad y la seguridad de la aplicación y de sus datos. Este sistema, que hace solo unos pocos años generaba mucha desconfianza, se está generalizando rápidamente.

Certool cloud aporta eficiencia a la gestión porque estructura, homogeneiza y centraliza la información de los sistemas de gestión en una plataforma única, y permite automatizar flujos de trabajo. De la misma forma, facilita la toma de decisiones, por su capacidad de transformar los datos en información útil, al tiempo que ofrece una visión global de los sistemas.

Este software reduce tiempo y costes de la administración que necesitan los sistemas de gestión, permitiendo que las personas puedan dedicar su tiempo a aquellas actividades que aportan más valor. Certool cloud se actualiza automáticamente a su última versión y está siempre disponible desde cualquier lugar con acceso a Internet y desde cualquier dispositivo.

Permite gestionar los sistemas de gestión de distintas organizaciones desde una única plataforma, ágil e intuitiva, evitando además desplazamientos innecesarios. Además, cada organización, en función de sus necesidades, puede elegir las distintas funcionalidades y recursos, pudiendo configurar la herramienta completamente adaptada a sus particularidades.

Menos inversión inicial y menos riesgo. El temor a invertir grandes sumas en la adquisición de un software y el desconocimiento de cuándo se recibirá un retorno de la inversión es una de las barreras que frena a la organización en la implementación del software de gestión. Poder utilizar Certool cloud sin tener que realizar una inversión inicial en la compra de licencias de software y de infraestructuras informáticas es un beneficio importante para las áreas de IT y en definitiva para empresas y usuarios.

Inmediatez del servicio. Al no requerir de instalaciones y configuraciones por parte del cliente, los usuarios pueden empezar a trabajar con la herramienta de forma inmediata, en cuestión de días u horas.

Acceso sin restricciones. Los usuarios podrán acceder a la plataforma desde cualquier lugar con conexión a Internet y desde cualquier dispositivo con navegador web. Se crea un lugar de trabajo único y accesible desde cualquier sitio, de modo que todo el equipo que utiliza el software se puede comunicar y colaborar de manera continuada.

Última versión siempre disponible. Certool es una herramienta que constantemente está incorporando mejoras y nuevas funcionalidades. Con la versión Certool cloud las actualizaciones se suministran de forma inmediata. Asimismo, cualquier posible incidencia de la aplicación tiene un tratamiento directo y la solución es puesta en servicio rápidamente.

Además, estas actualizaciones se realizan desde AENOR de forma automática y sin intervención alguna por parte del personal de la organización que utiliza el software, consiguiendo así evitar molestias al usuario final.

Seguridad. El servicio se hospeda en el datacenter de AENOR, ubicado en Madrid, que cuenta con diferentes mecanismos de seguridad y respaldo en otros datacenter ubicados en Ámsterdam y Dublín. Diariamente se realiza una copia de seguridad incremental, además de la custodia de todos los datos generados por un período de hasta 15 días naturales. Las copias de seguridad son almacenadas en los datacenter de AENOR y los centros de respaldo.

Reducción de costes. Puesto que AENOR es quien ofrece el soporte lógico y el alojamiento de los datos, Certool cloud elimina para las empresas que lo escogen los costes asociados al mantenimiento de las infraestructuras informática. Además, al no necesitar mantener servidores propios se reducen los costes de personal dedicados a actividades de mantenimiento. Igualmente, se reduce el consiguiente consumo energético derivado del uso de servidores.

En definitiva, el servicio Certool cloud proporcionado por AENOR es el aliado perfecto para las organizaciones que necesitan gestionar los sistemas de manera eficiente. Mediante un Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) claro y detallado, AENOR garantiza todas las prestaciones de este servicio:

• Alta disponibilidad de acceso a la plataforma
• Alojamiento seguro de datos
• Copia de seguridad incremental diaria
• Actualizaciones y nuevas versiones del software
• Atención de consultas funcionales

Hasta ahora, eran dos los productos que conformaban la familia de soluciones informáticas ofrecidas por AENOR para facilitar a las organizaciones la gestión de sus sistemas. Certool Compact, la solución dirigida a resolver necesidades indispensables en la gestión del sistema como el control documental, gestión de no conformidades y acciones de mejora. Y Certool Premium, la solución global que incorpora todas las funcionalidades necesarias para ayudar a las organizaciones a implantar, mantener y mejorar sus sistemas de gestión de manera eficiente.

Recientemente, se ha incorporado un nuevo miembro a la familia, Certool Check. Se trata del software concebido para facilitar a las organizaciones los procesos de evaluación de la conformidad y la mejora continua. Esta herramienta permite automatizar las auditorías, controles e inspecciones que las empresas realizan en su propia organización, así como a sus distintas partes interesadas. Algunas de sus funcionalidades son:

Certool Check permite:

• Diseñar fácilmente check-lists, cuestionarios o cualquier otro tipo de formulario.
• Definir métodos de cálculo y establecer criterios de valoración.
• Planificar y realizar el seguimiento de auditorías, controles e inspecciones.
• Cumplimentar formularios desde cualquier lugar con conexión a Internet y desde cualquier dispositivo.
• Consultar resultados en tiempo real y generar informes personalizados.
• Analizar resultados, gestionar no conformidades y acciones de mejora.

Entre las posibilidades que ofrece esta solución, cabe destacar el uso de Certool Check como plataforma para la evaluación y control de proveedores. Una plataforma única en las que cada proveedor aporta la información que se le solicita, donde los auditores cumplimentan los check-lists de auditoría, y desde la que la empresa puede consultar en tiempo real los resultados obtenidos y tomar decisiones.

Asimismo, esta plataforma resulta de gran utilidad para organizaciones que cuentan en su estructura con centros de trabajos dispersos, ya que permite definir flujos de información entre la cabecera y los distintos centros de trabajo.

¿Podría explicar para qué procesos está empleando la herramienta Certool?

Utilizamos Certool como herramienta de control para la gestión de los servicios de restauración y vending  de los edificios corporativos de BBVA. Estos servicios ofrecen anualmente más de 1.300.000 desayunos y 900.000 comidas.

¿Cuál fue su motivación para implantar el software?

Dado el volumen de actividad de los servicios de restauración y vending necesitábamos poner en marcha un modelo de control sobre restauración y seguridad alimentaria que fuera potente y sólido. Ese modelo incluye la gestión de 10 proveedores de prestación de servicio de restauración, auditorías de AENOR y análisis de muestras de AENOR Laboratorio. Por lo tanto necesitábamos una herramienta que nos facilitara la comunicación entre todas las partes y que ordenara la información.

¿Cómo les ayuda la herramienta?

La herramienta nos ha ayudado a automatizar la comunicación, los procesos y los resultados del modelo de control. Certool lo utilizan los diferentes proveedores que tenemos en cada uno de los restaurantes, así como sus equipos de calidad. Además, AENOR vuelca en Certool también los resultados de las auditorías y de las analíticas. Para nosotros es un repositorio de todos los contenidos que genera el modelo de control de nuestras instalaciones. Las no conformidades, los resultados de las auditorías o las volumetrías de los servicios, que a nosotros nos sirven para gestionar los cuadros de mando, podemos tenerlas casi en tiempo real. Nos hemos evitado múltiples correos electrónicos con toda esta información.

Anteriormente, los proveedores se quejaban de que los resultados de sus auditorías les llegaban con un desfase de dos meses desde que se realizaban. Ahora prácticamente en dos días tienen disponibles, si no todos los resultados de su auditoría, sí algunos de los aspectos más relevantes de la misma, como resultados de analíticas o de la visita operacional. Esto les permite reaccionar, hacer propuestas de mejora e implantarlas de forma mucho más rápida.

¿Qué funcionalidades son las que más valora?

El valor fundamental de la herramienta es que simplifica y agiliza los procesos, haciendo mucho más más ligera la comunicación de aspectos técnicos.

Desde el punto de vista de la gestión de los servicios de restauración y vending nos permite tener esta actividad más y mejor controlada, porque nos ayuda a trabajar de forma mucho más ágil la información sobre la actividad y volumetría de estos servicios.

Con Certool tenemos prácticamente automatizada la información sobre la actividad. Antes, a la hora de crear los cuadros de mando, teníamos que dar muchas vueltas a la información e interpretarla. Ahora es homogénea, a todos los proveedores se les pide la misma información y esto nos permite comparar aspectos equiparables.

Nuestra empresa estaba buscando en un primer momento un programa de gestión documental dado que la plataforma que estábamos utilizando no podría actualizarse y por lo tanto dejaba de ser compatible con nuestro sistema informático. Estuvimos mirando distintas ofertas y lo que vimos en Certool fue la posibilidad de tener una herramienta de gestión de sistemas que integraba la gestión documental.

De esta manera aspectos como la gestión de no conformidades y acciones correctivas/mejora, de accidentes/ incidentes, de productos no conformes, de registro de formación, de calibración y medición de equipos, etc. componen la lista de áreas dónde queremos implantar la gestión mediante Certool.

Para realizar el trabajo de implantación se ha formado un equipo con profesionales de IT y QA (informática & aseguramiento de la calidad) para tener dos visiones distintas al implantar la herramienta.

En este módulo la herramienta ha hecho posible tener toda la documentación en un único entorno y accesible por toda la empresa. Una ventaja muy valorada es el hecho de tener un entorno de pruebas que nos permite “jugar” con el sistema para definir la configuración que más nos conviene.

Otra ventaja es que en una misma aplicación podemos incluir distintas funcionalidades y el modus operandi es el mismo, así que la aplicación se vuelve más amigable para el usuario. Otro punto fuerte también es el soporte formativo online.

El beneficio que esperamos, a medida que vayamos desarrollando la herramienta, es que la gestión de los distintos sistemas sea más eficaz y más eficiente y ello repercuta de forma positiva en nuestro día a día.

La funcionalidad más valorada es que desde un mismo portal se pueda llegar a gestionar todas las partes de cualquiera de los sistemas de gestión que tiene implantados nuestra empresa.